Manuell process innebar hög arbetsbelastning och risk för fel och inkonsekvenser
TAM-Arkiv erbjuder arkivtjänster till offentliga och privata organisationer. Organisationen hanterar stora mängder dokument som behöver följa olika lagar och regler om bevarande och gallring. För att underlätta och säkerställa att dokumenthanteringen sker korrekt och effektivt har TAM-Arkiv valt att använda sig av MetaShare Orbit, en lösning som automatiserar gallrings- och arkiveringsprocessen. TAM-Arkiv hade tidigare en manuell och tidskrävande process för att gallra och arkivera dokument. De hade en dokumenthanteringsplan som beskrev vilka dokument som skulle bevaras eller gallras och när det skulle ske, baserat på olika kriterier som dokumenttyp och process. Dokumenthanteringsplanen i pappersformat krävde att personalen var tvungen att kontrollera den regelbundet och manuellt flytta eller radera dokument som uppfyllde gallrings- eller arkiveringskriterierna. Detta medförde en stor arbetsbelastning och hög risk för fel och inkonsekvenser
Automatisk gallring sparar tid och resurser och säkerställer korrekt efterlevnad
TAM-Arkiv valde att digitalisera sin dokumenthanteringsplan och implementera MetaShare Orbit, en lösning som automatiserar gallrings- och arkiveringsprocessen baserat på etiketter. MetaShare Orbit är en molnbaserad lösning som integreras med Microsoft 365 och SharePoint. Den gör det möjligt att definiera regler för när dokument ska gallras eller arkiveras, baserat på unika kombinationer av etiketter som dokumenten taggas med. Etiketterna anger vilken dokumenttyp dokumentet är av och vilken process den tillhör. Till exempel kan ett dokument ha etiketterna ”Faktura” och ”Ekonomi” och en regel som säger att sådana dokument ska arkiveras efter tre år eller gallras efter sju år.
TAM-Arkiv har lagt in ca 100 regler i en lista i MetaShare Orbit och konfigurerat lösningen så att den kör reglerna dagligen, runt midnatt. Reglerna kan vara i olika status: utkast, publicerade eller avpublicerade. Endast publicerade regler exekveras av lösningen. När en regel exekveras flyttar eller raderar den de dokument som uppfyller kriterierna och loggar aktiviteten med en referens till vilken regel som triggade den. På så sätt kan TAM-Arkiv enkelt spåra och granska vilka dokument som har gallrats eller arkiverats och varför.
Genom att använda MetaShare Orbit har TAM-Arkiv kunnat effektivisera och säkerställa sin dokumenthantering. De har minskat den manuella arbetsinsatsen och risken för fel och inkonsekvenser. De har också ökat sin efterlevnad av lagar och regler om bevarande och gallring av dokument. Dessutom har de frigjort utrymme och resurser genom att gallra dokument som inte längre behövs. TAM-Arkiv är mycket nöjda med MetaShare Orbit och rekommenderar lösningen till andra organisationer som vill automatisera sin gallrings- och arkiveringsprocess.