TAM-ARKIV

Manuell process innebar hög arbetsbelastning och risk för fel och inkonsekvenser

TAM-Arkiv erbjuder arkivtjänster till offentliga och privata organisationer. Organisationen hanterar stora mängder dokument som behöver följa olika lagar och regler om bevarande och gallring. För att underlätta och säkerställa att dokumenthanteringen sker korrekt och effektivt har TAM-Arkiv valt att använda sig av MetaShare Orbit, en lösning som automatiserar gallrings- och arkiveringsprocessen. TAM-Arkiv hade tidigare en manuell och tidskrävande process för att gallra och arkivera dokument. De hade en dokumenthanteringsplan som beskrev vilka dokument som skulle bevaras eller gallras och när det skulle ske, baserat på olika kriterier som dokumenttyp och process. Dokumenthanteringsplanen i pappersformat krävde att personalen var tvungen att kontrollera den regelbundet och manuellt flytta eller radera dokument som uppfyllde gallrings- eller arkiveringskriterierna. Detta medförde en stor arbetsbelastning och hög risk för fel och inkonsekvenser

Automatisk gallring sparar tid och resurser och säkerställer korrekt efterlevnad

TAM-Arkiv valde att digitalisera sin dokumenthanteringsplan och implementera MetaShare Orbit, en lösning som automatiserar gallrings- och arkiveringsprocessen baserat på etiketter. MetaShare Orbit är en molnbaserad lösning som integreras med Microsoft 365 och SharePoint. Den gör det möjligt att definiera regler för när dokument ska gallras eller arkiveras, baserat på unika kombinationer av etiketter som dokumenten taggas med. Etiketterna anger vilken dokumenttyp dokumentet är av och vilken process den tillhör. Till exempel kan ett dokument ha etiketterna ”Faktura” och ”Ekonomi” och en regel som säger att sådana dokument ska arkiveras efter tre år eller gallras efter sju år. 

TAM-Arkiv har lagt in ca 100 regler i en lista i MetaShare Orbit och konfigurerat lösningen så att den kör reglerna dagligen, runt midnatt. Reglerna kan vara i olika status: utkast, publicerade eller avpublicerade. Endast publicerade regler exekveras av lösningen. När en regel exekveras flyttar eller raderar den de dokument som uppfyller kriterierna och loggar aktiviteten med en referens till vilken regel som triggade den. På så sätt kan TAM-Arkiv enkelt spåra och granska vilka dokument som har gallrats eller arkiverats och varför. 

Genom att använda MetaShare Orbit har TAM-Arkiv kunnat effektivisera och säkerställa sin dokumenthantering. De har minskat den manuella arbetsinsatsen och risken för fel och inkonsekvenser. De har också ökat sin efterlevnad av lagar och regler om bevarande och gallring av dokument. Dessutom har de frigjort utrymme och resurser genom att gallra dokument som inte längre behövs. TAM-Arkiv är mycket nöjda med MetaShare Orbit och rekommenderar lösningen till andra organisationer som vill automatisera sin gallrings- och arkiveringsprocess.


Unjo

Mappstruktur gjorde det svårt att navigera 

Teknikföretaget Unjo är världsledande på kundanpassade motorstyrningar och motorstyrsystem, vilket innebär hantering av många dokument. Under en tillväxtperiod blev det tydligt att mappstrukturen på servern spelat ut sin roll och jakten på ett renodlat dokumenthanteringssystem som gjorde det enkelt att hitta och arbeta i rätt dokument startade. Valet föll på MetShare.

Snabb, enkel och logiskt tillgång till styrande dokument

Införandet av MetaShare har medfört hög kvalitet i hanteringen av Unjos styrdokument. Möjligheten att tagga och filtrera dokument skapar ordning och reda och vetskap om att alla medarbetare använder bolagets mallar, policier och andra styrande dokument på samma sätt. Nästa steg blir att se över hur MetaShare förenklar bolagets omfattande dokumentation kopplat till produktutveckling.


ELU

Behövde ett smartare lednings­system

ELU är Sveriges ledande konstruktörer inom bygg, anläggning, geoteknik och vattenbyggnad. 

För att effektivisera arbetet med bolagets styrande dokument införde ELU för en tid sedan processverktyget 2c8 Apps och dokumenthanteringslösningen MetaShare. En kombination av två användarvänliga gränssnitt som visualiserar verksamhetens processer och relaterar styrande dokument till rätt process. 

Samspelet mellan MetaShare och 2c8 Apps blir väldigt kraftfullt  

Det smarta ledningssystemet har gett positiva effekter hos ELU sett till såväl produktivitet som arbetsglädje då alla i organisationen idag förstår hur bolagets processer ser ut och hur de hänger ihop. Användningen av MetaShare säkerställer att medarbetarna har enkel och logisk tillgång till styrdokumenten och att alla hanterar dokumenten på ett enhetligt sätt.


Rabbalshede Kraft

Mycket tid gick åt till att leta

Energiföretaget Rabbalshede Kraft arbetar med att forma och driva utvecklingen av framtidens energilösningar. Som för många andra växte utmaningarna med att hitta rätt dokument i takt med att filerna i den komplexa mappstrukturen blev fler. Medarbetarna la mycket tid på att leta bland dokumenten och inte sällan fanns otaliga versioner av samma fil.

Förlösande när det blev lätt att hitta

När Rabbalshede Kraft insåg att det fanns en lösning för att slippa vardagliga utmaningar som att hitta i mappar och vara säker på att jobba i rätt dokument var det en förlösande känsla. Den korta tid det tar att märka upp dokument med metadata tjänas in många gånger om och idag har medarbetarna gått från åtta klick till ett fåtal för att få fram dokumentet de söker.


HSB

Vi tänkte att det måste finnas smartare sätt än mappar

HSB är Sveriges ledande, medlemsägda boendeaktör för bosparande, finansiering, byggande och förvaltning med regionala föreningar över hela landet. HSB Södertörn hade länge sett utmaningar med en ständigt växande mappstruktur på filservern. Om en mapp av misstag flyttats och var svår att hitta återskapades samma mapp och till slut var strukturen ohållbar utifrån såväl ett säkerhets- som effektivitetsperspektiv. Istället för att rensa och bygga om mappstrukturen från början insåg HSB Södertörn att det måste finnas ett smartare sätt att hantera dokument på än att spara dem i mappar.

”MetaShare har varit precis så bra som det verkade”

Efter att ha blivit introducerade till MetaShare under ett webbinarium insåg HSB Södertörn att de var lösningen på spåret. Att tagga dokument med metadata innebar förvisso ett helt nytt sätt att tänka, men efter en inkörningsperiod med MetaShare var även de största skeptikerna positiva. Idag hittas dokument snabbt och enkelt och för många av medarbetarna är det otänkbart att gå tillbaka till att arbeta i mappstruktur.


Heba

Gamla G: skulle bort

Börsnoterade Heba äger, utvecklar och förvaltar bostäder och samhällsfastigheter i Stockholmsregionen och Mälardalen. Med spridd geografisk placering och arbetsuppgifter som inte alltid utförs vid datorn fanns stort behov av att komma åt dokument från vilken enhet som helst. Heba ville hitta en lösning bort från servern och hantera dokument på ett helt nytt sätt i Office 365. Det var då MetaShare kom in i bilden.

Som att gå från natt till dag

Efter att dokumenthanteringsexperterna på Ways visat MetaShare för Heba gick det fort. Med inspiration av hur företag med liknande behov gjort med filtrering och val av metadata införde Heba en ny struktur och arbetssätt. Alla medarbetare lärde sig att märka företagets dokument på ett enhetligt sätt. Därefter såg MetaShare till att alla hittar och arbetar i rätt dokument. För Heba har kombinationen tillgänglighet och ordning bland dokumenten varit som att gå från natt till dag.


Fastighetssnabben

Ett dokument låg i mailkorgen, ett annat på servern, ett tredje i Teams

Fastighetssnabben förvaltar industri- och kommersiella fastigheter över hela Sverige. Hos bolaget fanns lika många sätt att spara dokument som det fanns medarbetare. Inte oväntat skapade detta ett virrvarr av dokument och mängder av dubbletter som gjorde det omöjligt att hitta den korrekta versionen. Ett tips från IT-driftspartnern Nordlo fick Fastighetssnabben att inse att det fanns en lösning på problemet – MetaShare. 

Efter en kort inkörningsperiod gjorde alla plötsligt på samma sätt

Efter en designövning med Ways hittade Fastighetssnabben en smidig struktur där dokument filtreras på avdelning och taggas med metadata som gör att alla hittar. Efter en inkörningsperiod där alla lärde sig jobba med filter och metadata på ett enhetligt sätt behöver Fastighetssnabben aldrig leta bland filerna. Med MetaShare finns korrekt version alltid ett klick bort. Och supporten har knappt behövts användas, allt har fungerat smidigt från start.


Castellum

Bristen på struktur gjorde det svårt att samverka

Castellum med ett av Nordens största bestånd av kommersiella fastigheter såg utmaningar med en växande oordning bland bolagets dokument. Bristande struktur där filer lagrades på olika interna arbetsytor satte käppar i hjulet för ett friktionsfritt arbete utan möjlighet till versionshantering och samredigering.

MetaShare möjliggör användarvänlig dokumenthantering

Castellum behövde en lösning som gjorde det möjligt att hantera verksamhetens olika typer av dokument med en gemensam struktur. Det visade sig att MetaShare med SharePoint som bas matchade Kungsledens behov bäst. Efter en smidig onboarding har Castellum idag en enkel och användarvänlig lösning för dokumenthantering.


International IDEA

Smart dokumenthantering för global verksamhet

International IDEAInstitute for Democracy and Electoral Assistance, med uppdrag att sprida kunskap om exempelvis valfrågor, medborgardelaktighet och demokratiutveckling, består av 34 medlemsländer.

Med kontor över hela världen och en splittrad filhantering hade International IDEA svårighet att hitta rätt dokument, problem med oflexibla samarbetsytor och med att säkerställa korrekt hantering av data.

Därför var International IDEA på jakt efter en partner med kompetens att utveckla ett centralt samarbetsverktyg med förmåga att koppla samman spridda arkiv, säkerställa en säker informationskälla (singel source of truth) och ett smidigt arbetssätt.

Friktionsfritt arbete med hjälp av MetaShare

Att valet föll på MetaShare berodde främst på dess flerdimensionella filtreringsmöjligheter och intuitiva gränssnitt som gör det möjligt att söka, hitta och arbeta i dokument oavsett var de lagrats. Dessutom gjorde MetaShare det möjligt att skapa och hantera befintliga arbetsytor utan att involvera support-avdelningen.

Ways utvecklade en skräddarsydd konfiguration av MetaShare och en styrnings- och utrullningsplan för införandet. Efter en smidig migrering av IDEAs dokument kunde organisationen snabbt komma igång  med nästa generations dokumenthanteringssystem – MetaShare.


Post- och telestyrelsen

Beroende av intellektuellt kapital

Som expertmyndighet är Post- och telestyrelsen beroende av sitt intellektuella kapital. Det primära syftet vid införandet av ett dokumenthanteringssystem var att skapa ordning och reda, främja kunskapsåtervinning och minska personberoende. Och att göra det enkelt för medarbetarna att skapa dokument, samarbeta, redigera och versionshantera.

Från ”mina dokument” till ”våra dokument”

Valet av MetaShare gjordes utifrån en kombination av pris och funktion och att MetaShare fungerade väl med befintlig IT-struktur. MetaShare har förenklat och effektiviserat arbetet och bidragit till en ökad öppenhet där synsättet har gått från ”mina dokument” till ”våra dokument”.


Finansförbundet

Kunde inte lita på att det var rätt dokument

Vid en utvärdering konstaterade Finansförbundet, det största fackförbundet inom bank- och finans, att organisationen brottades med att hitta dokument och veta vilket dokument som var det senaste. En utmaning som späddes på av de många mailen med externa filer som adderade ytterligare röra.

Kort startsträcka och betydligt billigare än att bygga eget

Efter en jämförelse av olika dokumenthanteringssystem föll Finansförbundet för Ways förmåga att förstå behovet på djupet. MetaShare gör att medarbetarna slipper gå igenom tusentals mappar och att gallring och arkivering sker utan större handpåläggning. Dessutom går det lätt att hålla ordning på GDPR-klassade dokument. Allt till en betydligt lägre kostnad än att utveckla ett eget system.


Sveriges Ingenjörer

Behövde säkerställa arkivering och bevarande

Fackförbundet Sveriges Ingenjörer var på jakt efter en dokumenthanteringslösning för att säkerställa korrekt arkivering i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Målet var att avveckla filservern och hitta en lösning baserad på metadata.

Idag är materialet centralt överblickbart

Dokumenthanteringen i MetaShare har gjort att det digitala materialet finns samlat i en central överblickbar datalagring, vilket underlättar arbetet avsevärt. Det gemensamma sättet att dela dokument på har blivit tydligt för verksamheten vilket medför en effektiv dokumenthantering.


Inrego

Avdelningarna sökte en tydligare struktur

Hos snabbväxande IT-företaget Inrego fanns behov av att hantera stora mängder information inom ramen för ledningssystemet. Inte minst utifrån olika kontexter. Till exempel vill säljare hitta marknadsmaterial i ”sin avdelningsmapp”, medan marknad ville hantera dessa på sitt ställe.

Smidigt på såväl avdelnings- som organisationsnivå

MetaShare, ackompanjerat av en interaktiv processkarta (2C8) från vilken alla dokument kan nås, visade sig vara en utmärkt lösning. Varje avdelning kan se ”sina dokument” i samma vy samtidigt som samma dokument också kan ses i andra avdelningars vy.


Kungliga Ingenjörs­vetenskaps­akademien (IVA)

Sökte en lösning immun mot organisationsförändringar

När Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademien (IVA) sökte en modern lösning för dokumenthantering var kravet att lösningen skulle vara kompatibel med Microsoft 365. Målet var att komplettera styrkan i befintlig metadatabaserad dokumenthantering med ett enklare arbetssätt. Och att lösningen höll för organisationsförändringar över tid.

Ways gjorde en bra analys och fanns på nära håll

Valet av MetaShare som tilläggstjänst till O365 blev enkelt då Ways visade god förståelse för behovet. Implementeringen av MetaShare gick snabbt, medarbetarna kom igång direkt efter utbildningen. Lösningen fungerar väl tillsammans med övriga verktyg som exempelvis Teams.


Afa fastigheter

Filservern växte ohämmat

Hos Afa Fastigheter, en av Sveriges större fastighetsägare, hade den befintliga fildelningslösningen börjat generera oreda med många dubbletter och dokument lagrade på olika platser. Dessutom sparade många medarbetare filer på sitt privata skrivbord. Afa Fastigheter behövde hitta en renodlad dokumenthanteringslösning som även levde upp till bolagets höga säkerhetskrav.

Skönt med tydlig struktur och korrekt behörighet

Med ordning och reda och säkerhet för ögonen provades kravprofilen mot flera lösningar där MetaShare vann på användarvänlighet och enkelhet. Idag använder Afa Fastigheter MetaShare anpassat utifrån olika avdelningars behov. Resultat? Korrekt behörighet, inga dubbletter, mycket bra versionshantering och en lösning som gör det lätt att söka efter dokument.