27 miljoner dokument behövde struktur
Skellefteå kommun hade omkring 27 miljoner dokument lagrade på filservrar och saknade en gemensam struktur för information utanför verksamhetssystemen. Varje förvaltning hade byggt upp sina egna arbetssätt, vilket gjorde det svårt att hitta information, följa regelverk och skapa kontroll över växande informationsmängder. Samtidigt ökade kraven på informationssäkerhet, gallring och arkivering.
Från ostrukturerad information till gemensam kontroll
Tillsammans med Ways införde Skellefteå kommun MetaShare som grund för en processorienterad dokumenthantering i Microsoft 365. Genom gemensamma strukturer, metadata och automatiserade regler för behörigheter och informationslivscykel skapades ett enhetligt sätt att hantera information i hela organisationen.
Resultatet är en informationsmiljö där medarbetarna enklare hittar rätt dokument, där informationshanteringen följer verksamhetens processer och där kommunen har skapat förutsättningar för både effektivare arbete och framtida AI-användning.
Webbinarium: Från dokumentkaos till kontroll
Nedan kan du ta del av en inspelning från ett webbinarium som hölls den 27 maj 2026 tillsammans med Skellefteå kommun.
I webbinariet delar Skellefteå med sig av sina erfarenheter av att gå från en komplex och svåröverskådlig dokumenthantering till en mer strukturerad och kontrollerad informationshantering med hjälp av MetaShare.
Vill du ta del av ytterligare material från webbinariet finner du här:
- Presentation från webbinariet – de bilder som presenterades under genomgången
- Sammanfattning av webbinariet – en AI-genererad sammanfattning av de viktigaste insikterna från webbinariet
Materialet kan användas för vidare fördjupning eller delas internt vid behov.