MetaShares funktioner underlättar arbetet med att lagra, ladda upp, söka, filtrera, läsa, uppdatera och ta bort dokument.
Lätt att hitta
MetaShare gör det enkelt att hitta, arbeta med och återanvända dokument. Dokument i MetaShare organiseras med metadata. Därmed behöver användaren inte känna till hela den långa sökvägen i en komplicerad mappstruktur.
MetaShare möjliggör flera sätt att intuitivt hitta dokument. Du kan filtrera på metadata och söka på fritext i alla dokument i Teams, OneDrive, SharePoint och MetaShare. Du behöver alltså inte veta var dokumentet är lagrat.
Sparar tid
MetaShare tar några minuter att aktivera och några timmar att konfigurera. Därefter kortar MetaShare ner tiden för dokumenthantering avsevärt.
MetaShare tillämpar automatiskt en enhetlig metadatastruktur, vyer och inställningar på alla samarbetsytor. Detta kallar vi för konfigurationer. Projektledare kan exempelvis enkelt skapa sina projektytor från en projektkonfiguration utan hjälp från IT.
Ändringar i konfigurationer uppdaterar existerande samarbetsytor och utesluter kostsamt manuellt arbete och scriptprogrammering. Det krävs minimal kunskap om SharePoint för att underhålla konfigurationer i MetaShare.
MetaShare har stöd för många typer av metadatafält, bland annat en typ som använder termer som definieras och underhålls i SharePoints termlagringsplats. Byter man namn på exempelvis kontrakt till avtal uppdateras samtliga dokument automatiskt. Lägger man till en ny term är den tillgänglig i alla samarbetsytor direkt.
Sparar pengar
MetaShare är en renodlad dokumenthanteringslösning vars enda uppgift är att skapa ordning, automatisera processer, spara tid och minska risker. Ändå kostar MetaShare inte mer än medarbetarens dagliga koppar kaffe.
En medarbetare spenderar cirka 25 % av sin dagliga arbetstid på att leta efter, eller återskapa dokument* Många gånger hittar man inte dokumentet och återskapar det därmed i onödan. MetaShare hittar alla dokument med ett klick och spilltiden kan istället användas till att producera värde.
MetaShare sparar – lågt räknat – 15 minuter arbetstid per medarbetare per dag. För en organisation med 100 medarbetare blir det 5000 arbetstimmar om året**.
En användarlicens för MetaShare kostar cirka 4 kronor per dag (upp till 100 användare). En vanligt kostnadsuppskattning för bryggkaffe är 1 krona per kopp och för kapselkaffe 3 kronor per kopp. De flesta dricker fler koppar kaffe om dagen.
* Källa: The Economic Times
** 15 minuter × 200 arbetsdagar × 100 medarbetare = 5000 arbetstimmar
Förenklar samarbetet
Det är enkelt att skapa samarbetsytor i MetaShare som konfigureras utifrån ändamål och arbetssätt. MetaShare:
- Ger dig översikt över alla samarbetsytor som du har tillgång till.
- Gör det möjligt att skapa och hantera befintliga samarbetsytor utan att involvera IT.
- Varje samarbetsyta går att märka utifrån utsedda roller och åtkomstbehörigheter.
- Gör det enkelt att samredigera dokument.
- Dokument kan enkelt skickas för granskning- och/eller godkännande.
Enkelt att följa regelverk
MetaShare göra det lätt att följa regler som GDPR, QHSE (kvalitet, hälsa, säkerhet, miljö) och/eller ISO-standarder.
- Konfidentialitet: Dokument endast tillgängliga för behöriga.
- Riktighet: Dokument är korrekta med skydd mot oönskad förändring.
- Tillgänglighet: Åtkomst på begäran av behörig.
Tillgång till dokumentmallar
- Dokumentmallar lagras och underhålls på central plats.
- Konfigurera vilka mallar som ska föreslås för användarna.
- Skapa dokument från MetaShare eller Office applikationer.
- Dokument som skapats från mallar taggas och lagras på rätt plats.