Metadata finns i vår vardag utan att vi tänker på det. Exempelvis använder de flesta e-handelssajter metadata för att underlätta för användare. När du handlar online hittar metadata det du vill köpa genom att filtrera och söka efter varan. MetaShare fungerar på samma sätt.
- Dokument taggas med olika metadata när du skapar eller laddar upp ett dokument, exempelvis avtal och kund eller andra metadata som är viktiga för din verksamhet.
- MetaShare hjälper användaren hitta genom att söka och filtrera. Genom att (till exempel) filtrera på avtal och kund hittar användaren snabbt de avtal som gäller för en specifik kund.
- Du väljer vilka metadata du vill använda och hur du vill bygga din struktur i MetaShare.
MetaShare är helt integrerat i Office 365 och installeras som ett skal ovanpå Office 365 och SharePoint. Med andra ord hittar MetaShare dina dokument oavsett var de sparas i Office 365.
MetaShare har dessutom andra efterfrågade dokumenthanteringsfunktioner som inte finns i SharePoint såsom automatiska påminnelser när det är dags att agera och automatisk gallring och arkivering.