Så får du med dig ledningen på dokumenthantering

Införandet av ett dokumenthanteringssystem behöver förankras i ledningen. Utan förankring kommer det aldrig att lyckats. Vår erfarenhet är att det är viktigt att det finns ett tydligt syfte till varför man skall införa ett dokumenthanteringssystem. Ett annat synsätt är att utgå från perspektivet ”minimera risk”, det vill säga vilka operativa risker kan vi minska genom införande av dokumenthantering.

Att arbeta med dokumenthantering innebär att medarbetarna kommer börja arbeta mer homogent och strukturerat. För att lyckas med det krävs det att ledningen står bakom införandet.

Varför ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem skapar ordning, säkrar upp och skyddar innehållet på ett konfident sätt över tid. För medarbetarna hjälper det till att samla de dokument/det innehåll som behövs för att snabbt och enkelt kunna utföra sitt arbete.

Dokument sparas tillsammans med information om vad som finns i dokumenten, så att alla som behöver skall kunna hitta dem snabbt och enkelt.

Vad tillför ett dokumenthanteringssystem till verksamheten

Det går att kalkylera på de konkreta ekonomiska vinsterna samt hur olika risker kan minimeras i det praktiska användandet av ett dokumenthanteringssystem i en verksamhet. 

  • Målsättningar som verksamheten önskar uppnå
  • Risker som verksamheten önskar eliminera

Målsättningar som verksamheten önskar uppnå

Målsättningarna varierar från verksamhet till verksamhet. Vår rekommendation är att ni tar fram ett tydligt syfte och mål för er verksamhet. Det kommer hjälpa er i den interna förankringen både hos ledningen och hos medarbetarna. Det blir enklare att svara på frågan ”Varför skall just vi ha ett dokumenthanteringssystem”.

Här är exempel på vanliga målsättningar med införandet av ett dokumenthanteringssystem:

  • Säkerställd kvalitet, ordning och reda
  • Effektivare och smartare arbetssätt, medarbetare lägger mindre tid genom snabbare åtkomst till information
  • Standardiserat arbetssätt, vilket skapar kontinuitet
  • Förbättrad informationssäkerhet
  • Ta bort personberoende när kollegor slutar
  • Enklare att följa regelverk, till exempel ISO, GPDR etc.
  • Behålla kunskapen inom verksamheten, samla information och kunskap på en gemensam plats
  • Tillgängliggöra information i organisationen

Risker som verksamheten önskar eliminera

Ett annat viktigt perspektiv är att utreda vad det skulle innebära för risker om man fortsätter att arbeta med befintlig filserver.

Exempel på risker verksamheten måste hantera:

  • Svårare att vidmakthålla kvalitets-/ISO-standard, GDPR etc.
  • Kvalitetsbrister, minskad sannolikhet att hantera och leverera rätt dokument
  • Hög grad av felhantering i ärenden, uppdrag och projekt
  • Stor förekomst av dubbletter av dokument
  • Förlorad information då medarbetare ibland har sina egna platser att spara dokument på
  • Ingen kunskapsdelning/spridning

Det kan också resultera i ökad stress och frustration för medarbetarna, då de har svårt att hitta rätt dokument – man jagar efter information.

Vad och vilka faktorer påverkar vår verksamhet?

Omvärldsfaktorer som påverkar företaget

Vår omvärld tenderar att bli allt mer komplex – trenden är tydlig, olika faktorer påverkar företaget, personalen, företagets klienter mm. Informationsflödet och vår förmåga att ständigt vara bäst informerade ökar. Idag handlar det snarare om att begränsa och filtrera informationen till rätt användare och rätt tillfälle.

Här nedan finns ett antal områden som påverkar företaget:

Internationell marknad

Världen och avstånden krymper – vi verkar, arbetar och lever i en värld där gränser och tidszoner elimineras. Detta ställer höga krav på kommunikation och möjligheten att dela information på ett effektivt sätt mellan kontor, kunder, partners och medarbetare som är på resande fot.

Snabbare affärer och förbättrad service

Kunder förutsätter en snabbare och effektivare hantering. Vi skall helt enkelt klara av mera, med samma antal resurser – till ökad kvalitet, och snabbt skall det gå.

Krav på åtkomst utanför kontoret

Idag har många behov av att få åtkomst till information och applikationer utanför kontoret, från mobil eller andra enheter.

Krav på transparens

Idag kräver många medarbetare, men även kunder, högre grad av transparens – allt från dokument, ärenden, fakturering osv.

Regulatoriska krav

Mer och mer krav ställs på företagen i syfte att vidmakthålla kvalitet och garantera en säker hantering av sin verksamhet. Dessa olika krav kan vara regler som samhället lagstiftar så som t ex ISO, GDPR, rådgivarlagen, bokföringslagen osv. Andra krav kan vara regler som branschen sätter eller kräver i ett kvalitets- och ledningssystem.

Interna drivkrafter i en organisation

Här nedan följer några generella punkter och vanliga drivkrafter för interna förbättringar inom ett företag.

Effektivisering

Kontinuerliga och ständiga förbättringar är något som i högsta grad driver företag till nya arbetssätt och metoder. Konkurrensfaktorn är självklart en bidragande faktor till dessa effektiviseringar. Det handlar alltid om att utföra arbetet bättre, snabbare och att nå ett bättre resultat med högre kvalitet.

Kvalitetskrav

Ni kanske har kvalitetskrav och/eller är ISO-certifierade och måste på ett lämpligt sätt hantera standardrutiner (SOP), avvikelserapporter, korrigerande och förebyggande åtgärder. Detta kan vara  resurskrävande uppgifter. Dokumenthanteringen kommer kunna förbättra ert kvalitetsledningssystem så att man kan uppfylla certifieringskraven enklare.

Utveckla och förädla information och öka kunskap

Knowledge Management, KM, är ett område som blir mer och mer aktuellt är att förädla tidigare erfarenheter och information till kunskap inom en organisation, kunskapshantering.