En av nyckelfunktionerna i MetaShare är dess kraftfulla och flexibla sökfunktion, som gör det möjligt för användare att snabbt hitta relevanta dokument som kan vara utspridda i Microsoft 365, tvärs olika SharePoint sajter, olika teams i Microsoft Teams och i OneDrive.
Så funkar det
MetaShares sökfunktion bygger på Microsofts sökmotor men är vidareutvecklad till det som vi kallar för Enterprise Search. MetaShare förbättrar och lägger till funktioner för att göra det enklare och snabbare för användare att hitta dokument.
Enterprise sök i MetaShare, viktigaste funktionerna:
- Metadatabaserad sökning
MetaShare är en dokumenthanteringsplattform som är centrerad kring metadata. Den ser till att användarna lägger till relevant metadata i sina dokument. Genom metadata kan användare sedan söka, filtrera och sortera sökresultat för att snabbt hitta det de behöver. - Fritextsökning
Sökresultaten visar dokument som innehåller det sökta ordet, antingen i dokumentens metadata eller i fritext inne i dokumenten själva. - Fritextsökning i kombination med filtrering
När du har utfört en sökning kan du även kombinera den med att filtrera på metadata. Då visas endast relevanta filteralternativ baserat på ditt sökord. - Avancerad sök
Användare kan också välja flera sökord och kombinera dem med booleska operatorer, som AND, OR och NOT. Metadatabaserad sökning hjälper användare att söka i stora uppsättningar dokument. - Antalet dokument
När du sökt visas även antalet dokument som tillhör respektive filters, så innan användaren väljer att förfina sökresultatet så vet de hur många dokument som kommer att visas i resultatet. - Sökförslag
MetaShare erbjuder sökförslag som ger användarna förslag på taggar att filtrera på medan de skriver sin sökfråga. Sökförslagen inkluderar också synonymer, akronymer och förkortningar för att bredda användarens ordförråd och underlätta åtkomsten till relevanta dokument. - Dela/spara en sökning
En genomförd sökning sparas även i adressfältet (url) så sökresultat kan användarna antingen spara som favoriter i webbläsaren eller dela med kollegor som än länk i ett mejl eller chatt i Microsoft Teams. En sparad sökning kan också läggas ut som en flik i en kanal i Microsoft Teams, genom att klistra in den kopierade adressen till sidan MetaShares Teams app. - Överskådligt sökresultat
MetaShare visar sökresultaten i en tabellvy där dokumentens metadata visas i olika kolumner som namn, typ och författare. Resultaten sorteras efter relevans, men användaren kan enkelt ändra sorteringsordningen efter behov, till exempel genom skapatdatum eller dokumentnamn. - Hitta SharePoint, Teams eller MetaShare sajter
På samma sätt som MetaShare underlättar för användarna att hantera och finna dokument så underlättar MetaShare också för användarna att hantera och finna sajter, då dessa också får metadata och i sökgränssnittet för sajter så visas dessa också i en tabellvy med metadata som kolumner och som filters.