Dra nytta av metadata-taggning

På en traditionell filserver söker användare efter dokument genom en mapphierarki, som är endimensionell. Mapphierarkin är utformad av någon som tycker att det är den mest logiska strukturen för organisationens dokument. Problemet är att det sällan är logiskt för alla användare.

En metadatastruktur gör det möjligt att lagra, söka och filtrera dokument. Inte bara i en dimension utan i flera dimensioner, dimensioner som är viktiga för din organisation.

Sökmotorn i SharePoint är utmärkt, men sökbarheten kan förbättras genom att lägga till adekvata metadata om dokumenten. Metadata, taggar och virtuella mappar är ord som hjälper till att identifiera och hitta dokument.

Låt oss förklara med följande exempel. I det här exemplet har vi använt följande taggar i Office 365: land, dokumenttyp och nyckelord. Dokumenten lagras i Office 365, som i bilden representeras av kuben. Taggarna används i Office 365 för filtrering eller sökning.

Jag letar efter ett dokument om semesterpolicy för franska medarbetare. Jag kan börja med att klicka på någon av taggarna i valfri kombination. Den här gången börjar jag med att klicka på taggarna i denna ordning ”Region” = ”Frankrike”, sedan ”Dokumenttyp” = ”Policy” och slutligen ”Nyckelord” = ”Semester”.

Resultatet:

  1. Första filtrering: Endast dokument relaterade till Frankrike som en region visas i dokumentvyn.
  2. Andra filtrering: Antalet dokument i vyn begränsas till att endast visa dokument relaterade till Frankrike som en region och Policy som dokumenttyp.
  3. Tredje filtreringen: Antalet dokument i vyn minskas ytterligare för att endast visa dokument relaterade till Frankrike som en region, Policy som dokumenttyp samt Semester som nyckelord.

I exemplet ovan finns det bara tre dimensioner, du kan använda så många taggar och dimensioner som du kan behöva. Detta uppnås genom att tagga dokument när du antingen skapar eller laddar upp dem till Office 365.

Ladda ner vår artikel ”Utnyttja metadatamärkning ”genom att ange din information i formuläret. Vi hoppas att detta ger klarhet i hur man tänker och agerar.