Tillförlitlighet för dokument i Office 365

För att få kontroll över ditt dokument i Office 365 måste du:

  • Öka dokumentens tillförlitlighet genom att eliminera dubbletter och se till att dokumenten är tillförlitliga och korrekta.
  • Se till att anställda hittar rätt dokument att använda.

En mappstruktur på en filserver eller standard Office 365 som använder Teams eller SharePoint har svårt att lösa dessa utmaningar. Kopior av samma dokument sparas ofta i olika mappar – vilken är originalet? Anställda tror att de arbetar på samma dokument men i verkligheten arbetar de på olika dokument. Vilket dokument är korrekt och vilken är den senaste versionen?

MetaShare hjälper dig att lösa detta:

  • Att använda metadata snarare än mappar hjälper dig att minimera duplikat av dokument.
  • Att göra dokument med hög konfidentialitet endast tillgängliga för auktoriserade anställda.
  • Göra dokument spårbara och pålitliga med hjälp av dokumentversioner.
  • Tvinga användare att fylla i obligatoriska metadatafält när de laddar upp / skapar dokument, vilket säkerställer att dokumenten överensstämmer med din dokumenthanteringspolicy (i standard SharePoint och Teams kan användare skapa och ladda upp dokument utan att fylla i några metadata, även om de är obligatoriska).

MetaShare hjälper oss att få kontroll över viktiga och oviktiga dokument och därigenom minimera vår volym automatiskt.

Katarina Zingmark, Finansförbundet