MetaShare förenklar samarbetet

I MetaShare kan du skapa olika arbetsytor för olika ändamål, som hur du ställer in olika team i Microsoft Teams. Varje arbetsyta kan konfigureras med olika metadatastrukturer och dokumenthanteringsinställningar baserat på ditt sätt att arbeta.

  • Få omedelbart en översikt över alla webbplatser i Office 365 som du har tillgång till.
  • Skapa och hantera enkelt befintliga webbplatser utan att involvera IT-personalen.
  • Lägg till metadata till webbplatser. Detta hjälper alla användare att hitta webbplatser i din organisation. Webbplatser kan vara av vilken typ som helst; Office 365 Group, SharePoint Team Site, MetaShare arbetsyta eller någon annan SharePoint-webbplats.
  • Varje webbplats kan tilldelas utsedda roller med olika åtkomstbehörigheter för ägare, medlemmar och besökare.

MetaShare ger oss användarvänlig och tillgänglig dokumenthantering och passar väl in i vår IT-strategi.

Per Hjertén, Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademien

Översikt över alla dina arbetsytor i Office 365

Startsidan i MetaShare presenterar alla webbplatser som den specifika användaren har tillgång till. Detta är användbart i Office 365 när flera webbplatser skapas för olika behov. MetaShare visar dessa webbplatser för enklare kontroll och snabbare åtkomst till dem.

MetaShare Workspace portal

Lägg till metadata till webbplatser

Du kan lägga till metadata på webbplatsnivå. Det betyder att du enkelt kan tagga webbplatser med olika metadata så att du senare kan filtrera och söka efter dem. Att använda Office 365 kommer förmodligen att leda till att generera ett stort antal webbplatser. Att hitta en webbplats i Office 365 är inte lätt, men MetaShare hjälper dig verkligen att hitta din webbplats.

Metadata är helt konfigurerbart för ditt val, och några exempel på metadata på en webbplats kan vara:

  • Typ av arbetsyta
    • Intern
    • Projekt
    • Affärsenhet / avdelning
    • Team
  • Stad / region
  • Företag
  • Ägare / projektledare eller liknande
  • Status
    • Aktiv
    • Inaktiv

Tilldela utsedda roller och säkerhet

MetaShare låter dig behålla kontrollen över webbplatserna och deras behörigheter. Alla anställda får rätt innehåll och du kan minimera exponeringen av dokument för endast de användare som har behörighet till en viss arbetsyta. Det gör det också möjligt för dig att få kontroll över dokumentens hela livscykel samt göra dem sökbara även efter att de har arkiverats.

Detta hjälper till att minimera röran som ofta kommer med delade filservrar, eftersom inte alla medlemmar kommer att exponeras för varje webbplats och dokumenten inom dem.

Lätt att skapa och hantera webbplatser

MetaShare gör det enkelt för dig att skapa, hantera och arkivera webbplatser utan att behöva involvera IT-avdelningen.

När du skapar en arbetsyta/webbplats bestämmer du regler för dess synlighet, gör den synlig för alla eller endast för de användare som har tillgång till den. All information kommer att förvaras inom varje arbetsyta, vilket hjälper dig att följa reglerna.

Olika webbplatser kan också konfigureras för att möta behoven hos olika team, projekt eller avdelningar, med specifika affärsregler, dokumentvyer och filter. Det är enkelt att bjuda in och ta bort medlemmar från en webbplats.