Kunskapsbank

Kunskapsbank för dokumenthantering

På denna sida hittar du innehåll som ger dig olika insikter om dokumenthantering, men också vad du ska tänka på och hur du gör om du vill introducera ett dokumenthanteringssystem i Microsoft Office 365, Teams, SharePoint och MetaShare.

Få kontroll över dina dokument i Microsoft Teams

Det finns ett sätt att förbättra dokumentets sökbarhet, följa lagliga regler, kontrollera dokumenten genom deras livscykel och få en sammanhängande informationsstruktur. Läs det här dokumentet för att förstå hur SharePoints dokumentbibliotek fungerar och anslut MetaShare till Teams.

Dra nytta av metadata-taggning

En metadata-taggningsstruktur gör det möjligt att lagra, söka och filtrera dokument. Inte bara i en dimension utan i flera dimensioner, dimensioner som är viktiga för din organisation.

Dokumenthantering i Office 365

SharePoint i Office 365 har funktioner för dokumenthantering men behöver konfigureras och är inte en färdig lösning för dokumenthantering. När du använder Office 365, Office Groups, Teams, SharePoint eller MetaShare måste du ställa in några grundläggande inställningar för webbplatser och metadata.

Varför MetaShare när du redan har SharePoint?

SharePoint i Office 365 är ett kraftfullt verktyg, men det är inte förkonfigurerat för dokumenthantering. Resultatet av att använda standard SharePoint kan bli ännu mer oorganiserat än det var från början. MetaShare använder SharePoint som motor genom att använda alla SharePoints kraftfulla kvaliteter och samtidigt lägga till flera extra funktioner för att förbättra och förenkla SharePoints tunga gränssnitt.

Hur man får SharePoint att fungera

Även om SharePoint är ett mycket flexibelt och kraftfullt system, är det också ökänt för att kräva stor expertis för att fungera som förväntat. För att ditt dokumenthanteringssystem I SharePoint ska fungera så bra som möjligt måste du undvika de värsta fallgroparna. Alla nuvarande SharePoint-problem som du kämpar med är kanske redan lösta.

Hur tillämpar man metadata automatiskt?

Metadata är extremt användbart men kan vara tröttsamt att ange manuellt. Men det finns enklare och automatiserade metoder för att tillämpa det. Det finns SharePoint-tilläggsfunktioner som tillämpar metadata automatiskt och fyller i metadata åt användaren.

Exempel på en policy för dokumenthantering

Behöver du ett exempel på hur du skriver en policy för dokumenthantering i Office 365. Syftet med denna policy är att tydligt tillhandahålla riktlinjer för vilka verktyg och lagringsplatser som ska användas när du skapar, redigerar, delar, publicerar eller arkiverar dokument. Använd detta dokument för att fastställa principer för hur du arbetar med dokument i din organisation.