Introduktion till MetaShare-demo

Introduktion till MetaShare

MetaShare® är en app för dokumenthantering i Office 365 som organiserar organisationens dokument så att dina kollegor lättare kan dela och samarbeta med dem. Du kan konfigurera MetaShare för olika ändamål, t.ex. för team, avdelningar, projekt etc.

MetaShare automatiserar SharePoint och gör implementeringen billigare än om du skulle använda standard SharePoint. Att använda MetaShare och dess olika dokumenthanteringsfunktioner ökar din effektivitet och gör det enkelt för dig att:

  • Hitta dokument efter filtrering på flera fördefinierade metadatafilter
  • Samarbeta med dina kamrater i arbetsytor som är homogent strukturerade.
  • Använd SharePoints dokumenthanteringsfunktioner.
  • Tagga dokument, eftersom de är automatiskt taggade, baserat på användarnas sammanhang.
  • Skapa dokument med vår unika funktion ”föreslagna mallar”, där metadata också tillämpas på dokument när de skapas.

Introduktion till MetaShares demo

MetaShare består av två delar:

  1. MetaShares startsida , som presenterar arbetsytorna som du har tillgång till (du kommer åt den genom att klicka på MetaShare-logotypen i det övre vänstra hörnet av MetaShare).
  2. De faktiska arbetsytorna själva, där du kommer att arbeta med dina dokument. Det finns några arbetsytor i demomiljön, men arbetsytan med namnet ”General documents” har flest dokument och är den som vi rekommenderar att du testar i.

MetaShare Demo visar bara fördelarna ur slutanvändarens perspektiv. Det visar inte administratörens backend eller dess inställning och konfiguration.

MetaShare kan jämföras vid hur en e-handelswebbplats är uppsatt. Alla e-handelssajter taggar sina produktartiklar med olika metadata för att göra det lättare för sina kunder att hitta det de letar efter. När du handlar online kommer du antagligen att gå igenom vad du vill köpa genom att filtrera på dessa metadata.

MetaShare använder samma logik. Den vänstra navigeringen av MetaShare har olika filter baserat på metadatataggar. Filtrerna kan naturligtvis vara fritt att välja, detta är bara ett exempel. Du kan designa din egen metadatastruktur när du skapar din egen MetaShare. Försök att arbeta med dokument genom att följa dessa användningsfall:

  1. Filtrera dina dokument genom att välja något av filtren i den vänstra navigeringen eller genom att klicka på någon av filtternas etiketter i dokumentvyn, t.ex. etiketten ”Avtal” under kolumnen ”Dokumenttyp”.
  2. Sök efter dokument , använd t.ex. ordet ”GDPR”. Nu kan du filtrera ner dina sökresultat genom att använda ett eller flera dokumentfilter.
  3. Ladda upp dokument , prova olika tillvägagångssätt med hjälp av dra och släpp eller använd funktionen ”Ladda upp” i verktygsfältet:
    1. Välj först ett eller flera filter innan du laddar upp det. Nu ser du att dokumentegenskapsformuläret är förfylld med de filter du valde.
    2. Rensa alla filter och försök igen. Den här gången, i dokumentegenskapsformuläret, måste du välja de obligatoriska taggarna ”Area” och ”Document Type”, om de saknas kan du inte ladda upp dokumenten. Dessa obligatoriska taggar är naturligtvis en del av demo-miljöns konfiguration och kan ställas in som valfri.
  4. Skapa ett nytt dokument från en mall , med hjälp av ”Skapa” -funktionen i verktygsfältet. Den största skillnaden i detta fall när du väljer en specifik “Dokumenttyp” kommer MetaShare att presentera föreslagna mallar som är associerade med “Dokumenttyp”. Alla mallar lagras i MetaShare och är kopplade till olika ”dokumenttyper”.

Att arbeta med dokument fungerar som någon annanstans i Office 365. Markera dokumentet och välj att öppna den med onlineappen eller skrivbordsappen. Om du öppnar ett dokument från MetaShare-demomiljön i skrivbordsappen måste du logga in med referenserna för demomiljön. Detta beror på att din lokala Office-klient inte har samma referenser som MetaShare-demo.

Om det behövs hittar du också en länk till MetaShares onlinehjälp , om du klickar på “?” ikon på MetaShares översta fält.

Slösa inte mer tid med din gamla filserver, prova MetaShare idag .