Hur tillämpar man metadata automatiskt?

Kraften med automatiserad metadata

På en traditionell filserver används en mapphierarki (en dimension) för att hitta dokument. Den som tar fram mapphierarkin tycker att den är den mest logiska strukturen för dokumenten. Problemet är att denna struktur sällan är helt logisk.

En flerdimensionell struktur gör det möjligt att hitta dokument i flera dimensioner, dimensioner som är viktiga för din organisation.

Metadata i allmänhet

Vad är metadata: Etiketter, taggar, informationsfält, metataggar, hashtags – ord som du använder när du taggar dokument och lagrar dokument i ett dokumenthanteringssystem, alltså data om data.

En mapp beskrivs av ett mappnamn, det är också metadata men problemet med en mapp är att ett dokument endast kan lagras i en mapp och inte i flera. Finns den under flera mappar så är det dubbletter. Det är också lätt att skapa nya mappar, vilket leder till att mappstrukturen växer med tiden och blir i slutändan svår att få överblick i. Ett smartare sätt att märka ett dokument är med metadata i Office 365.

Exempel på metadata kan vara Dokumenttyp, Område, Kapitel, Process, Nyckelord, Företag, etc. Skapa relevanta metadatafält som gör att era kollegor enkelt kan hitta dokumenten ur deras perspektiv.

Metadata bör tillämpas på alla viktiga dokumentbibliotek i Office 365/SharePoint. MetaShare hjälper dig att organisera en metadatastruktur i din Office 365.

Resultatet med metadata i Office 365

När dina dokument i Office 365 taggas med metadata får du kontroll över dina dokument på ett helt nytt sätt.

Fördelarna är:

  • Filtrering: Enklare filtrering genom metadatanavigering.
  • Fritextsökning: Sökupplevelsen i Office 365 blir förbättrad. Sökmotorn kommer att söka efter ord i ett dokument, men när dokumenten är taggade med metadata kommer sökmotorn även att söka i dessa taggar och sökresultatet blir därmed bättre.
  • Sökförfiningar: Du kan konfigurera sökresultatsidorna så att sökresultatet kan förfinas med metadata (en form av filtrering).
  • Gallring och arkivering: Att ha metadata hjälper dig också att antingen gallra eller arkivera dokument baserat på uppsatta regler.
  • Arbetsflöden: Du kan skapa arbetsflöden som kör i gång baserat på dokumentens metadata.

Att lägga till metadata

Slutanvändaren brukar tycka att det är krångligt att märka sina dokument med metadata, speciellt om flera av dessa fält obligatoriska att fyllas i. Man bör därför tänka till noga innan man bestämmer vilka metadatafält som skall finnas. Riktlinjen är att ha så få metadatafält men att dessa i slutändan gör det möjligt för dina medarbetare att hitta de dokumentmängder som de söker efter. MetaShare underlättar både skapandet av metadatafält och ifyllnaden av dem.

MetaShare tillämpar metadata automatiskt

MetaShare fyller i metadata automatiskt baserat vad användaren arbetar med. Detta innebär att MetaShare kommer ihåg var du arbetar med och när du lägger till eller skapar ett nytt dokument kommer MetaShare automatiskt att fylla i metadata för användaren. Användarna kan dock byta ut dessa till andra, om förslaget inte är rätt. MetaShare hjälper också användarna att välja rätt dokumentmall, baserat på vilken typ av dokument du skapar.

Hur struktur skapas automatiskt

Det finns tre sätt att hantera metadata i MetaShare:

  1. Du lägger i förväg in en färdig metadatastruktur, så kallad managerad metadata
  2. Du låter användaren skapa och lägga till metadata medan de arbetar
  3. Du kombinerar en färdig metadatastruktur med metadata som användarna lägger till medan de arbetar

Färdig metadatastruktur

Den bästa metoden är att ha en färdig metadatastuktur i MetaShare, d.v.s. olika taggar för användarna att välja mellan. Användarna kan då endast välja från dessa metadata. En av inställningarna när man konfigurerar MetaShare med är att definiera att en eller flera taggar ska vara obligatoriska. Användarna tvingas därför att välja metadata innan de kan spara/skapa ett dokument och det gör att du får en homogen struktur för dina dokument.

Du låter användaren skapa strukturen under arbetets gång

Om du i stället låter användarna lägga till metadata medan de arbetar kommer MetaShare automatiskt att bygga upp en struktur efter användarna. Nackdelen med detta är att det kan finnas olika ord som betyder samma sak och att strukturen i slutändan kan växa ganska kraftigt. Det kommer att kräva att man regelbundet behöver gå igenom denna struktur och ”tvätta” den.

Du kombinerar en färdig metadatastruktur med ”öppen” metadata

Den sista metoden är att kombinera en färdig framtagen metadatastruktur med metadata som användarna fyller i när de arbetar. Exempelvis kan du ha ett eller två managerade metadatafält som är obligatoriska och ett fält där användarna kan läggas till sina egna värden i.

Automatisk metadatastruktur i arbetsytor (webbplatser) i Office 365.

En funktion i MetaShare är att hantera samarbetsytor (webbplatser). Detta gör att det blir enkelt för dig att skapa, hantera, arbeta och samarbeta i olika samarbetsytor för team, projekt, avdelning, mm.

På startsidan för MetaShare:

  • Får du direkt en överblick över alla dina samarbetsytor i Office 365 som du har åtkomsträtt till.
  • Kan du enkelt skapa nya och hantera befintliga samarbetsytor, utan att involvera IT.
  • Kan du lägga till metadata till samarbetsytor, för att senare kunna söka, sortera och filtrera bland samarbetsytor. Samarbetsytor kan vara av vilken typ som helst; MetaShare, Team Site eller en standard SharePoint-webbplats.
  • Varje samarbetsyta kan tilldelas utsedda roller med olika behörigheter.

Den verkliga fördelen är att MetaShare hjälper din organisation att bygga en homogen struktur för samtliga samarbetsytor (sajter):

  • Samarbetsytor (webbplatser) behöver inte konfigureras manuellt när de skapas.
  • Det blir enklare att underhålla och hantera en organisations dokumenthanteringsfunktion och taggningsstruktur
  • Det är enkelt att konfigurera MetaShare så att samarbetsytorna blir homogena och enhetliga.