Hur får man SharePoint att fungera?

Utmaningar med dokumenthantering i SharePoint

SharePoint är en bra grund att ditt dokumenthanteringssystem på. Problemet är att SharePoint också är ökänt för att kräva stor kunskap om plattformens inre mekanismer. SharePoint är väldigt flexibelt, kanske för flexibelt. När du bygger din informationsmodell och dina behörigheter har du många alternativ och alla fungerar inte bra på lång sikt.

För många alternativ i SharePoint

Undersidor eller webbplatssamlingar?

Det finns två sätt på vilka du kan bygga din webbplatstopologi: med undersidor eller webbplatssamlingar. Historiskt har det varit vanligt att skapa en enda webbplatssamling och sedan skapa flera undersidor inom den. Till exempel skulle en undersida för varje projekt skapas i projektwebbplatssamlingen.

Detta tillvägagångssätt, även om det är enkelt och bekvämt, har en del problem:

  • Du är begränsad i mängden data som du kan lagra i en enda webbplatssamling
  • Alla SharePoint-grupper hanteras från rotsidan istället för den relevanta undersidan
  • Språkvariationer av kolumner sprids inte till undersidor

Webbplatssamlingar har inga av dessa problem, men SharePoint saknar de rätta verktygen för att hantera dem i stor skala.

Webbplatskolumner eller listkolumner?

SharePoint tillåter skapandet av innehållstyper och kolumner på webbplats- eller listnivå. Det kan vara frestande för en webbplatsägare att skapa kolumner direkt i dokumentbiblioteket. Detta är inte önskvärt om du vill bygga en konsekvent och återanvändbar informationsmodell som hanteras centralt. Det bästa sättet är att publicera webbplatsinnehållstyper från Content Type Hub.

Team, grupper eller webbplatser?

Du kan hantera åtkomst till SharePoint-webbplatser på två sätt: Office 365-grupper eller SharePoint-grupper. När du skapar en modern gruppwebbplats i SharePoint Online skapas en Office 365-grupp automatiskt. Detta innebär några biverkningar:

  • Andra resurser som du kanske inte vill skapas som en Exchange-inkorg
  • En ny Azure Active Directory-grupp skapas för varje ny grupp
  • Dokumentbiblioteket används för att lagra filer från Team-chattar, Planner-bilagor m.m.

Du vill förmodligen inte kladda ner din Exchange-server och dina användares Outlook med oanvända inkorgar och kalendrar. Om du har en välstrukturerad Active Directory bör du återanvända de grupper du har istället för att skapa en ny grupp för varje Team Site. Att blanda dina strukturerade dokument med enstaka bilagor i Teams och Planner kan bli stökigt. Till exempel, om du har obligatoriska fält eller flöden som körs för nya dokument skulle det gälla för enstaka skärmdumpar som publiceras i chatten såväl som din sjukförsäkring.

Genom att skapa webbplatssamlingar utan Office 365-grupper får du det du behöver för dokumenthantering och inget mer. Att tilldela befintliga säkerhetsgrupper till SharePoint-grupper håller din katalog snygg och snygg och det är enkelt att lägga till en ny användare på många webbplatser.

Innehållstyper eller metadata?

Innehållstyper är SharePoints sätt att gruppera uppsättningar av kolumner som ska användas tillsammans. Tyvärr är det vanligt att de används felaktigt som ersättning för metadata. Detta gör underhållet svårt eftersom:

  • Det tar lång tid att tillhandahålla nya innehållstyper till webbplatser
  • De läggs inte automatiskt till i listor
  • Kan inte vara hierarkisk
  • Omöjligt att bryta arv av innehållstyp

Mallar

Centralt hanterade dokumentmallar som är tillgängliga på alla webbplatser är inte möjliga att konfigurera i SharePoint. Vanligtvis kopplar du en mall till en innehållstyp. Du är begränsad till en mall för innehållstyp. Med denna metod får du snabbt många identiska innehållstyper.

Vissa organisationer lägger sina mallar i filservern on prem eller i ett organization asset library om man kör Office 365. Nackdelen med detta är att nya dokument skapas på användarnas skrivbord och inte hanteras av SharePoint förrän det laddas upp.

Du kan lägga till mallar i moderna dokumentbibliotek. Dessa lagras dock lokalt i det biblioteket och hanteras därför inte centralt.

Hitta webbplatser

Att hitta en webbplats som du inte har bokmärkt är inte lätt i SharePoint. Delve försöker föreslå webbplatser för dina användare baserat på deras och deras kollegas aktivitet. Det kan dock inte förutsäga vilken sida du behöver komma åt vid en given tidpunkt. Det går att söka efter webbplatser i Microsoft Search men det finns ingen bra översikt och det går inte att tagga webbplatser med metadata.

Hantera webbplatser

Att se till att dina webbplatser skapas korrekt är mycket svårt med SharePoint. För det första kan slutanvändare skapa webbplats på eget initiativ som standard. Detta kan göra att många webbplatser och grupper skapas med fel informationsmodell och fel säkerhetsinställningar. Om du inte har inaktiverat detta kan du redan ha många okontrollerade webbplatser.

Site template är det moderna sättet att skapa återanvändbara konfigurationer för nya webbplatser. Dessa kan bland annat inkludera din informationsmodell. Att skapa webbplatsdesigner kräver SharePoint-utvecklarkompetens. Problem uppstår när du har många sajter och du behöver ändra något retroaktivt, till exempel lägga till en ny innehållstyp. Då måste även det göras av en utvecklare.

Som standard beviljas webbplatsägare Full Control-behörigheter för sin webbplatssamling. Detta innebär stor risk. En sådan användare kan:

  • Ändra säkerhetsinställningar av misstag
  • Radera hela webbplatsen av misstag
  • Radera dokumentbibliotek och deras innehåll av misstag
  • Förstöra informationsmodellen

Inkonsekvent användarupplevelse

Att arbeta med dokument är en annan upplevelse beroende på sammanhanget. Det moderna dokumentbiblioteket, det klassiska dokumentbiblioteket och fliken Filer i Teams är tekniskt sett gränssnitt för samma sak men användarupplevelsen är helt annorlunda.

Att söka i SharePoint Online är svårt eftersom du inte kan se i vilket sammanhang du söker. Ibland söker du inom ett bibliotek, ibland inom en webbplats eller ibland globalt. Sökrutan ser likadan ut i alla dessa fall. Vi kan inte riktigt skylla på användarna för deras förvirring i det här fallet.

Processen att ladda upp dokument till SharePoint kan vara mycket svår att förstå för användare som har lång erfarenhet av att arbeta med filservrar där du bläddrar till en plats och sparar filen där. I SharePoint laddar du först upp och ställer sedan in filens metadata.

Så här gör MetaShare SharePoint problemfritt

MetaShare är en app för dokumenthantering i Office 365 som förbättrar SharePoint. Det är en del av dokumenthanteringen tillsammans med OneDrive, Teams, Office Groups och SharePoint. MetaShare ska hjälpa och förenkla för organisationen och användarnas arbete med dokument i SharePoint.

Så här är MetaShare konfigurerad för att tillämpa en homogen standard på inställningar för metadata och dokumenthantering.

Organiserade arbetsytor

När du skapar en arbetsyta i MetaShare skapas automatiskt en associerad webbplatssamling åt dig. Detta är en standard Team Site utan någon anpassad kod uppladdad till den. Webbplatsen är bara konfigurerad enligt en av dina arbetsytakonfigurationer. Vi använder standarddokumentbiblioteket för fillagring så det finns ingen förvirring om var ett dokument ska sparas när du använder funktionen Spara som i Office till exempel.

Arbetsytans konfiguration anger vilka innehållstyper som ska läggas till i biblioteket och vilka filter och kolumner som ska vara synliga i vyn.

Om du gör en ändring i en konfiguration sprids den automatiskt till alla befintliga arbetsytor. Du behöver inte anställa en utvecklare bara för att lägga till en ny innehållstyp till en uppsättning webbplatser.

Säkerhet

Istället för att ge ägarna Full kontroll lägger vi till en anpassad behörighetsnivå som heter Administrera. Detta ger ägarna samma behörigheter som medlem plus att hantera medlemmar i grupper och kassera utcheckade dokument. På så sätt kan ägare hantera behörigheter på ett säkert sätt, det finns ingen risk för att webbplatsen går sönder eller felaktigt raderas.

I MetaShare anger du en separat administratörsanvändare som läggs till som webbplatssamlingsadministratör på alla webbplatser som MetaShare skapar. Detta konto är endast avsett för felsökningsändamål och bör inte användas till vardags.

Informationsmodell som skalar

En traditionell filserver använder en mapphierarki och använder en dimension för att hitta dokument. Någon designar mapphierarkin för organisationens och tycker att det är den mest logiska strukturen för dokumenten. Problemet är; detta är sällan helt logiskt.

En flerdimensionell struktur gör det möjligt att lagra, söka och filtrera dokument, inte bara i en dimension – utan även i flera dimensioner. Dimensioner som är viktiga för din organisation.

MetaShare uppmuntrar dig att bygga din informationsmodell flerdimensionellt enligt best practice. Detta innebär att innehållstyper skapas och publiceras från Content Type Hub, taxonomin byggs i termlagringsplatsena och hanterade metadatakolumner används för att tagga dokument. På så sätt är din informationsmodell robust och kan ändras utan större ansträngning.

Du kan också använda samma taxonomi för att tagga arbetsytor. På så sätt kan dina användare filtrera sig fram till arbetsytan de behöver arbeta i. Om du har en stor uppsättning dokument med samma metadata, överväg att lägga till dem i en arbetsyta som sedan är taggad med dessa gemensamma värden.

Mallar

I MetaShare är dokumentmallar associerade med termer snarare än innehållstyper. Detta tar bort begränsningen en mall per innehållstyp. En term kan ha många mallar och en mall kan associeras med många termer. Du kan också ha allmänna mallar som inte är kopplade till någon term.

Dessa associationer visas sedan som förslag när du skapar dokument i MetaShare. Om dokumentet till exempel är taggat med termen brev, kommer användarna att föreslås en eller flera brevmallar.

Vi har inga begränsningar för vilka mallar som kan användas med termerna. Det finns inget hinder för användare att använda andra mallar än de föreslagna utifall administratören missat att göra en association.

Eftersom det är enkelt att skapa ett dokument från en mall, uppmuntras användare att skapa nya dokument som lagras i SharePoint från början. Användarna glömmer alltså inte att ladda upp filer till dokumenthanteringssystemet.

Konsekvent användarupplevelse

I MetaShare skapar och hittar du arbetsytor och dokument på samma sätt. Detta innebär att du kommer att lägga mindre tid på att utbilda dina användare.

Du söker alltid inom ramen för den aktuella skärmen, t.ex. inom en samarbetsyta eller samtliga dokument.

Automatisk taggning är en funktion i MetaShare som gör uppladdning av dokument mycket mer naturligt. Du kan börja med att välja ett eller flera filter och sedan kommer de att vara förifyllda i metadataformuläret för att skapa eller ladda upp dokument. Detta arbetsflöde liknar hur du arbetar på en filserver där du först bläddrar och sedan sparar.