Hur du får kontroll över dina dokument i Microsoft Teams

Det här dokumentet beskriver hur dokumenthantering i Microsoft Teams kan förbättras genom att lägga till MetaShare som en flik i teamkanaler.

Hur du får kontroll över dina dokument i Microsoft Teams

Introduktion till Teams

Microsoft Teams är en integrerad kommunikations- och samarbetsplattform i Office 365. Teams är den Microsoft-applikation som haft den snabbaste marknadstillväxten och Microsoft investerar mycket i applikationen och kallar den för ”Hubben för samarbete i Office 365”.

De grundläggande applikationerna som visas på Teams vänstra navigering är:

  • Chatt: för chattar med en eller flera användare, ungefär som sociala chattverktyg såsom WhatsApp eller Messenger
  • Team: för samarbete inom olika grupper
  • Kalender: en vy av din personliga Outlook-kalender, där du också kan schemalägga nya Teams-möten med möjlighet att ha videosamtal och skärmdelning
  • Samtal: för vanliga samtal eller videosamtal med en eller flera användare
  • Filer: en samlad vy av alla dina senaste dokument över Office 365 (SharePoint-webbplatser och OneDrive)

I Teams-applikationen kan du skapa olika team för olika grupper inom din organisation samt externa användare, t.ex. ett team för säljteamet, ett för ledningsteamet, ett för ett projekt som även inkluderar externa entreprenörer, etc. Endast användare som har fått tillgång till ett team kommer kunna se allt innehåll inom teamet. Inom ett team kan du sedan skapa kanaler, exempelvis för olika ämnen som du behöver diskutera inom ett team. Dessa kanaler är normalt öppna för alla inom ett team, men kan också vara privata kanaler där endast en undergrupp av användare inom teamet kommer att ha tillgång till dem.

En kanal kan ha olika flikar med information. Som standard skapas tre flikar, en inläggsflik, där användare kan diskutera i en eller flera konversationstrådar, en filflik, som kommer att förklaras ytterligare nedan och en Wiki-flik. Teamets medlemmar kan senare skapa andra flikar som en Planner-flik, en OneNote-flik eller en CRM-flik. När en flik skapas kan man antingen välja från en lista över vanliga Microsoft-appar men också ha möjlighet att lägga till appar från tredjepartsapplikationer såsom MetaShare, för förbättrad dokumenthantering.

Dokumenthantering i Microsoft Teams

Innan vi går igenom Microsoft Teams dokumenthantering vill vi förklara vad som händer när du skapar ett team eller en kanal i Teams:

Att skapa ett team

När du skapar ett team har du två alternativ:

  • Skapa ett team från grunden:
    • En SharePoint-teamwebbplats skapas, med samma namn som teamet.
    • I SharePoint-webbplatsens dokumentbibliotek skapas en mapp som heter ”Allmänt” som motsvarar teamets standardkanal ”Allmänt”. Biblioteket är inte konfigurerat med några specifika dokumenthanteringsinställningar eller innehållstyper/metadata.
    • En Office 365-grupp skapas, med samma namn som teamet.
  • Skapa ett team från en befintlig Office 365-grupp:
    • Office 365-gruppens SharePoint-teamwebbplats används i stället för att skapa en ny.
    • I SharePoint-webbplatsens dokumentbibliotek skapas en mapp som heter ”Allmänt” som motsvarar teamets standardkanal ”Allmänt”.
    • Den redan tillgängliga Office 365-gruppen läggs till i SharePoint-webbplatsens medlemsgrupp.
    • En ny modern hemsida kommer att läggas till SharePoint-webbplatsen.

Skapa en kanal

När du skapar en kanal i ett team har du två alternativ:

  • Skapa en standardkanal som ärver behörigheterna från teamet:
    • En dokumentmapp med samma namn som kanalen skapas i SharePoint-webbplatsens dokumentbibliotek.
    • En Filflik läggs automatiskt till i kanalen.
  • Skapa en privat kanal som endast kommer att vara tillgänglig för en specifik grupp personer inom teamet:
    • En ny SharePoint-teamwebbplats skapas, dedikerad för den nyskapade kanalen och dess medlemmar.
    • I SharePoint-webbplatsens dokumentbibliotek skapas en mapp med samma namn som kanalen. Biblioteket är inte konfigurerat med några specifika dokumenthanteringsinställningar eller innehållstyper/metadata.
    • En Filflik läggs automatiskt till i kanalen.

Hantera dokument i en kanal

Till att börja med kan en kanals Filflik inte tas bort. När dokument laddas upp eller skapas i en Filflik, lagras de i kanalens mapp i SharePoint-webbplatsens dokumentbibliotek. Alla filer som är bifogade i en kanals konversationsflik lagras också i kanalens mapp och är tillgängliga via kanalens Filflik. Nackdelen med att använda filfliken för att hantera dina dokument är:

  1. Filfliken kommer inte att uppmana dig att fylla i någon metadata under dokumentuppladdningar, inte ens om du konfigurerar teamets motsvarande dokumentbibliotek för att använda innehållstyper/metadata och vissa av dessa är obligatoriska. Dokumenten kommer att sakna obligatoriska metadata.
  2. Eftersom du inte kan lägga till metadata när du använder Teams är det enklaste sättet att strukturera dokumenten att organisera dem i dokumentmappar.
  3. Filfliken har ingen sökfunktion.
  4. Om ett team raderas kommer även dokumenten som har lagrats i teamet att raderas.

Komplettera team med MetaShare, för bättre dokumenthantering

Eftersom Teams är navet för samarbete i Office 365 bör dina användare ha tillgång till alla applikationer som de behöver för att kunna arbeta effektivt inom ett team. På grund av begränsningarna med den out-of-the-box Filfliken som nämnts ovan, är rekommendationen, att ansluta MetaShare till Teams och sedan att ladda upp dokument till MetaShare-fliken i stället för Filfliken. På så vis kommer ni att kunna förbättra dokumentets sökbarhet, följa uppsatta regelverk, kontrollera dokumenten genom dess livscykel, få en sammanhängande informationsstruktur, mm.

Två metoder för bättre dokumenthantering

Det finns för närvarande två metoder för att integrera MetaShare med Microsoft Teams. Vilken metod du väljer beror på hur du vill arbeta med dokumenten inom ett team och vilken livscykel teamet och dess dokument ska ha.

Metoderna är:

Metod 1: Anslut en samarbetsyta i MetaShare till en kanal i Microsoft Teams

  • Lägg till en MetaShare-flik i en kanal
  • De främsta fördelarna med att lägga till en MetaShare-flik till ett teams kanal är:
    • Dokument som laddas upp eller skapas i kanalen kommer att taggas med metadata
    • Du kan lättare hitta dokument på fliken genom att använda en kombination av sök och filter
    • När ett team eller en kanal så småningom raderas kommer dess dokument inte att raderas, dessa kommer fortfarande att finnas i MetaShare, i den samarbetsyta som du kopplade till teamets kanal
  • Nackdelen är att användare har två alternativ att ladda upp sina dokument – ​​till Filfliken eller MetaShare-fliken. Vår rekommendation är att endast använda Filfliken för tillfälliga dokument och så fort dokumenten är av mer kvalificerad karaktär bör de lagras i MetaShare-fliken. Om man vill tvinga användarna till att enbart använda MetaShare-fliken kan den skrivskyddas (då ser man fliken men har inte behörighet att tillföra dokument i fliken).

Metod 2: Skapa ett team från en befintlig MetaShare-arbetsyta

  • De främsta fördelarna med att skapa ett team från en befintlig MetaShare-arbetsyta är:
    • Dina användare kan använda kanalens inbyggda Filflik och behöver inte komma ihåg att gå till kanalens MetaShare-flik
    • Dokument som laddas upp till Filfliken kommer att vara tillgängliga i kanalens motsvarande mapp i samarbetsytan
  • Nackdelarna är:
    • När du laddar upp/skapar dokument från Teams kommer du inte att uppmanas att fylla i metadata. Dokumenten kommer därför att sakna obligatoriska metadata. När du kommer åt filerna från MetaShare kommer du dock att få notiser för de dokument som saknar egenskaper och dessa kan hanteras på lämpligt sätt.
    • När du använder Filfliken är det inte möjligt att söka efter dokument.
    • När teamet så småningom raderas kommer även dina dokument att raderas.