Funktionsjämförelse

Här är en lista över skillnader mellan MetaShare och standard SharePoint online:

  1. Användargränssnitt:
    • MetaShare har ett mycket mer användarvänligt och intuitivt användargränssnitt än standard SharePoint.
    • MetaShare har ett mer robust och responsivt gränssnitt än SharePoint, där element på sidan inte rör sig och byter plats på skärmen under arbetets gång.
    • MetaShare är snabbare än SharePoint med färre klick för att utföra olika åtgärder.
  2. Metadatamärkning:
    • MetaShare tvingar dokument att följa regler avseende obligatoriska och valfria taggar, i standard SharePoint kan dokument laddas upp utan taggar.
    • Metadatafiltrering är enklare i MetaShare till skillnad från standard SharePoint. Filtrering i MetaShare fungerar på samma sätt som användare är vana att navigera ner i mappstrukturer.
    • I MetaShare förifylls Metadata, baserat på valda filters, när man skapar/laddar upp dokument. Den här funktionen är inte tillgänglig i standard SharePoint.
    • MetaShare använder metadata för att automatisera processer såsom att få påminnelser om att granska vissa typer av dokument när ett granskningsdatum inträffar. Den här funktionen är inte tillgänglig i standard SharePoint.
    • I MetaShare visas en beskrivning av taggar när du för musen över dem i gränssnittet. Den här funktionen är inte tillgänglig i standard SharePoint.
    • Fritextsökning kan kombineras med dokumentfiltrering. I standard SharePoint kan man inte filtrera efter att ha genomfört en fritextsökning i ett dokumentbibliotek.
    • I MetaShare är dokument och samarbetsytor märkta med samma metod, i SharePoint kan samarbetsytor inte taggas.
  3. Dokumentmallar:
    • I MetaShare lagras och underhålls dokumentmallar på en central plats, även åtkomliga från Office-program (om mallbiblioteket definieras som en organisatorisk tillgång). I SharePoint måste dokumentmallar laddas upp individuellt till varje dokumentbibliotek.
    • Att skapa dokument baserat på dokumentmallar är enkelt och de blir också märkta och lagrade på rätt plats i en enda operation.
  4. Dokumentflöden:
    • I MetaShare är det enkelt att skicka ett dokument för godkännande, den här funktionen är tillgänglig direkt. I standard SharePoint måste dokumentgodkännandeflöden skapas i varje dokumentbibliotek.
  5. Hållbarhet:
    • I MetaShare skapas samarbetsytor automatiskt, klara att använda, utan några manuella steg. I Standard SharePoint måste många manuella steg utföras innan ett dokumentbibliotek kan användas med metadatanavigering/taggning.
    • I MetaShare tillhandahålls ändringar i informationsstrukturen automatiskt till samtliga samarbetsytor, i SharePoint måste detta göras manuellt på vart och ett av dokumentbiblioteken.
    • I MetaShare kan vanliga affärsanvändare anpassa samarbetsytornas konfigurationer (vilka filters, vyer och föreslagna mallar som skall visas/användas). I Standard SharePoint är detta lite mer komplicerat och kräver mer utbildning.
  6. Implementering/kostnad
    • MetaShare är en ”out-of-the-box” lösning, utan behov av kodning, som snabbt och enkelt kan distribueras och användas av slutanvändare. Att implementera något liknande i standard SharePoint skulle vara mycket svårare och dyrare.

I denna tabell visar vi några av dessa skillnader i ett annat format:

Fungera Windows File Server SharePoint Online MetaShare
Lista alla dokument Begränsad Begränsad Ja
Hantera stora mängder dokument Ja Begränsad Ja
Filtrera / avfiltrera dokument Begränsad Begränsad Ja
Dölj / expandera dokumentfilter Nej Nej Ja
Rensa alla tillämpade dokumentfilter Nej Begränsad Ja
Sortera dokument Begränsad Begränsad Ja
Sök dokument på en plats Begränsad Ja Ja
Sök i dokument på alla platser Begränsad Ja Ja
Sök efter ett metadatavärde Nej Nej Ja
Kombinera dokumentsökning med metadatafiltrering Begränsad Begränsad Ja
Tillämpa efterlevnad av metadata när du lägger till dokument Nej Begränsad Ja
Autotagg när du lägger till dokument Nej Nej Ja
Föreslå mallar när du skapar dokument Nej Nej Ja
Föredragen applikation när du öppnar en fil Ja Begränsad Ja
Öppna Office-dokument i skrivskyddat läge Nej Nej Ja
Redigera en metadata för dokument Begränsad Ja Ja
Håll reda på dokumentens versionshistorik Nej Ja Ja
Dela ett dokument Begränsad Ja Ja
Publicera / avpublicera dokument Nej Ja Ja
Skapa dokumentvarningar Nej Ja Ja
Ladda ner dokument ej tillämpligt Ja Ja
Återställ raderade dokument Nej Ja Ja
Flytta dokument Ja Begränsad Ja
Se alla dokumentuppgifter ej tillämpligt Nej Ja
Sök / filtrera webbplatser ej tillämpligt Begränsad Ja
Visa / ställ in webbplatsbehörigheter ej tillämpligt Begränsad Ja
Skapa homogena webbplatser ej tillämpligt Begränsad Ja
Skapa webbplatskonfigurationer ej tillämpligt Begränsad Ja
Uppdatera alla webbplatser ej tillämpligt Begränsad Ja
Hantera en informationsmodell Nej Begränsad Ja
Tillämpa metadata på webbplatser ej tillämpligt Nej Ja