Från mappstruktur till metadatastruktur

När du ersätter dina mappar med metadata eller flera metadatataggar kommer du kunna använda fler av funktionerna i Office 365. Med en unik struktur för dokumenttaggar är det enkelt att hitta, arbeta med och återanvända dokument.

MetaShares användarvänliga och filterbaserade navigering gör det lättare att hitta dina dokument, många gånger behöver du inte ens söka. Dokument i MetaShare använder metadata, vilket eliminerar det gamla sättet att bläddra i stora mängder mappar.

Det möjliggör flera sätt att intuitivt hitta dina dokument, men också att effektivt navigera över alla dokument i din organisation. Metadata blir dina sökfilter. Genom att klicka på metadata som du har märkt dina dokument med skapar du filters som snabbt och automatiskt hjälper dig att hitta de dokument du behöver.

Automated file structure

Genom att ersätta mappar med metadata kommer du att:

  • Snabbt hitta dokument genom olika filterval.
  • Gör sökmotorn i Office 365 / SharePoint kraftfullare, eftersom du också förfina dina sökresultat baserat på metadata.
  • Minska antalet dubbletter, ett original med version snarare än dubbletter.
  • Märka viktiga dokument med lämpliga taggar så att de enkelt kan identifieras.
  • Möjliggöra automatisering, till exempel automatisk radering, arkivering och skapande av olika arbetsflöden.

MetaShare kommer att automatisera detta åt dig

MetaShare säkerställer homogena metadatastrukturer och dokumenthanteringsinställningar i Office 365. Du har full kontroll över dina dokument i Office 365.

  • Arbetsytor behöver inte konfigureras manuellt, eftersom MetaShare homogent hanterar dokumentinställningar, dokumentfilter och dokumentvyer över alla samarbetsytor i en viss konfiguration.
  • Det är enkelt att tagga när du laddar upp eller skapar dina dokument, eftersom de är automatiskt taggade.
  • Användare tvingas fylla i obligatoriska metadatafält när de laddar upp / skapar dokument, vilket säkerställer att dokumenten överensstämmer med din dokumenthanteringspolicy (i standard SharePoint och Teams kan användare skapa och ladda upp dokument utan att fylla i några metadata, även om de är obligatoriska) .
  • Det är enkelt att skapa dokument med MetaShares unika ”föreslagna mallar” -funktion, där metadata också tillämpas på dokument när de skapas.

Designa din egen metadatastruktur

MetaShare är mycket flexibelt och byggt för att anpassas efter din organisation. Att byta till MetaShare är aldrig svårt eftersom användarna kommer att känna igen sin nuvarande dokumentstruktur och gradvis kunna använda sig av alla nya möjligheter.

MetaShare byggdes enligt vår specifikation och vi kan ändra strukturen precis som vi vill ha den.

Esbjörn Johansson, Malmö Mönsterkort AB