Förstudie – varför och vad gör man?

Vart är ni på väg och varför skall ni dit?

Vi väljer att belysa detta med ett citat från en känd barnbok:

“Vill du vara snäll och tala om för mig vilken väg jag ska ta härifrån?”

“Det beror på vart du vill komma” svarade katten.

“Det spelar inte så stor roll…”, sa Alice.

”Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar”, sa katten.

”…så länge som jag kommer någonstans”, fortsatte Alice.

“Åh, det kommer du att göra”, sa katten, “bara du går tillräckligt långt”.

Vad vi vill belysa med denna dialog är att om man inte tar reda på vad man vill och behöver göra så kan det sluta med att man hamnar i ett helt annat läge än det man egentligen ville komma till.

Verktyg och gestaltning/visualisering

Man kan givetvis göra förstudie i olika stor omfattning. Ways rekommenderar att ni använder några av nedanstående verktyg för att få fram tillräckligt med underlag angående vad ni vill åstadkomma, för att sedan kunna lyckas med ett genomförande som möter er förväntningar och stödjer er verksamhet. Det fina i kråksången är att modellerna är utmärkta att använda även i syfte att avgränsa och prioritera arbetet. Detta gäller inte bara för projektarbetet utan även förstudiens omfattning.

  1. Målanalys och målmodell – när ni inte vet vad ni vill åstadkomma och varför
  2. Intressentanalys och intressentmodell, målgrupper – när ni inte vet vem eller vilka ni skall beakta/prioritera, som skall få nyttan av att ni gör något
  3. Informationsanalys informationsmodell – när ni inte vet vilken information som ni behöver använda för att få kontroll på era dokument
  4. Informationsutbytesanalys och informationsutbytesmodell – när ni inte vet vilken information som dokumenthanteringssystemet behöver konsumera från andra system och vad andra system behöver konsumera från dokumenthanteringssystemet
  5. Processanalys och processmodell – när ni inte vet hur verksamheten arbetar, hur de gör, varför de gör som de gör, vilka resurser som krävs för att göra arbetet och vad som är styrande på hög och låg nivå

Analysen är arbetet med att ta reda på, förstå och strukturera. Detta skulle kunna ritas upp i form av en modell, en grafisk representation av hur verksamheten fungerar.

Modellerna kvalitetskontrollerar varandra, d.v.s. har ni först gjort målmodellen och sedan tittar på intressenter/målgrupper skall ni ställa er frågan ”har vi dokumenterat mål till alla prioriterade intressenter/målgrupper?”. Om svaret är nej så skall målmodellen kompletteras med dessa mål. Vidare kan ni titta på målmodellen och intressent/målgruppsmodellen för att kvalitetssäkra informationsmodellen – ”har vi den information som denna målgrupp/intressent behöver för att kunna kontrollera och hantera dokumenten?”.

Varför gör man egentligen en förstudie – finns det några typiska skäl?

Här är en lista på vanliga skäl för att göra en förstudie. Förstudiens uppgift är att förtydliga dessa punkter under förstudien eller alternativt identifiera punkterna som saker att adressera under ett införandeprojekt.

  • Övergripande mål och effekter som skall åstadkommas
  • Omfattning och avgränsningar
  • Metod/process
  • Ekonomi
  • Teknik
  • Omvärld
  • Planering för vidare steg

Vad har ni åstadkommit med en förstudie

Kunskap. Beroende på hur fokus riktas under en förstudie kommer er kunskap inom fokuserade områden att öka. Detta ger underlag för att fatta underbyggda beslut hur ni kan gå vidare med ett genomförande som leder till nytta för verksamheten.

Verksamhetskunskap. Mer explicit brukar förstudierna resultera i att ni vet mycket mer om hur er verksamhet kan dra nytta av en strukturerad och effektiv dokumenthantering.

Beslutsunderlag. Valda delar ut förstudien är användbara när ledningen skall fatta beslut om att gå vidare med ett genomförande.

Riskminimering. Medvetenhet, prioritering och avgränsning av risker.

Kostnadsindikation. Vad fokuserar vi på och en första ansats till kostnadsbild.

Vad är nästa steg efter en förstudie?

Efter en förstudie finns det underlag för att planera nästa steg ett ta. Det kommer typiskt ut en lista på saker/aktiviteter som måste till för att verksamheten skall få ett väl fungerande dokumenthanteringssystem.

Normalt är att man startar ett genomförande projekt, som typiskt innehåller följande aktiviteter:

  • Detaljerad kravställning inför konfiguration och anpassning
  • Teknisk förberedelse inför utrullning
  • Verifiering och test
  • Metod för införande och utrullning i verksamheten
  • Utbildning och support