Dokumenthantering i Office 36

I samband med att man infört Office 365 har man fått en ny plattform för dokumenthantering. Tidigare sparades filer på en filserver med nu börjar organisationer hantera och spara sina dokument i Office 365. Fördelarna med att använda Office 365 för dokumenthantering är många.

Det finns dock många olika applikationer i Office 365 som hanterar dokument, och det är lätt att gå vilse med fel verktyg och därmed inte använda rätt metod för dokumenthantering i Office 365.

SharePoint i Office 365 har funktioner för dokumenthantering men dessa måste konfigureras och det finns ingen färdig lösning för dokumenthantering.

MetaShare är ett dokumenthanteringssystem som gör SharePoint till en fullfjädrad dokumenthanteringslösning. MetaShare hjälper och förenklar för organisationen och dess användare att arbeta med dokument i Office 365.

Så här bör du göra för att börja med dokumenthantering i Office 365:

  • Använd OneDrive för företag endast för personliga dokument (tänk ”H:”, hemmakatalogen)
  • Använd MetaShare för organisationens viktiga dokument (om ni inte har MetaShare, använd ett dokumentbibliotek i standard SharePoint och se till så att den konfigureras för dokumenthantering)
  • Använd Teams för samarbete kring olika ämnen och lagra enbart tidiga utkast i respektive kanals filflikar

OneDrive för företag

OneDrive för företag ersätter hemkatalogen såväl som skrivbordet med ett personligt dokumentbibliotek. Det används främst för att spara personligt innehåll som tidiga utkast och dokument som inte behöver delas med andra. Om du behöver dela dokument med andra görs det i första hand i ett gemensamt dokumentlagringsområde i MetaShare eller Teams.

Du använder OneDrive för företag för:

  • Tidiga utkast till dokument som du arbetar med
  • När du inte kan identifiera en befintlig dokumentyta där ditt dokument hör hemma
  • När du tillfälligt behöver arbeta offline från din stationära dator
  • För personliga dokument

MetaShare

MetaShare är organisationens gemensamma dokumentbibliotek. MetaShare ska användas för att lagra organisationens viktiga dokument så att dina kollegor kan hitta och samarbeta i dem. En arbetsyta i MetaShare kan även gälla ett team, en avdelning, ett projekt osv.

Med MetaShare kommer du:

  • Effektivisera tiden för dina medarbetare, genom att göra det lättare för dem att hitta dokument i Office 365, med hjälp av metadata och ett intuitivt användargränssnitt.
  • Öka dokumentens tillförlitlighet genom att eliminera dokumentdubbletter.
  • Minska riskerna för din organisation genom att få kontroll över era dokument.

Så här fungerar det – se video

Microsoft Teams

Om du i en arbetsgrupp, ett projekt eller ett tillfälligt arbete behöver samarbeta kring ett litet antal dokument som inte är viktiga för organisationen, men du behöver använda samarbetsfunktioner som gemensamma kalendrar, projektplaner, uppgifter och kommunicera med dina kollegor via chatt, då skulle den föredragna applikationen i Office 365 vara Microsoft Teams.

Du använder Microsoft Teams när:

  • Du behöver samarbeta kring dokument där återanvändning inte är huvudmålet
  • Du behöver andra samarbetsfunktioner som kommunikation, uppgifter, kalender, etc.
  • Du vill bjuda in externa enskilda deltagare

Om du behöver hantera viktiga dokument, då bör du överväga att lägga till MetaShare som en flik i dessa kanaler.

När du är klar med att arbeta med dina dokument i Microsoft Teams och du vill göra vissa dokument lättare tillgängliga för alla dina kollegor, bör de flyttas till en lämplig samarbetsyta i MetaShare.

Inställningar för dokumenthantering

SharePoint i Office 365 är inte konfigurerad för dokumenthantering. När du skapar olika team i Microsoft Teams eller olika SharePoint-webbplatser i Office 365 skapar du ett unikt dokumentbibliotek på webbplatsen. Dessa dokumentbibliotek är oberoende av varandra och beroende på vilka dokumenthanteringsinställningar du vill tillämpa; måste dessa konfigureras per dokumentbibliotek.

Tillhandahåll homogena metadatafält för alla dokumentbibliotek i ditt Office 365. Använd hanterade metadatafält som är länkade till SharePoints begreppsdatabas i SharePoints termlagringsplats och publicera dem till alla webbplatser.

Detta bör göras homogent i hela Office 365, när du använder vanliga dokumentbibliotek (OneDrive for företag kan inte konfigureras). MetaShare hjälper dig att ställa in detta och automatiskt tillämpa fastställda regler på samtliga samarbetsytor.

Börjar med din dokumenthantering i Office 365

I det här avsnittet listar vi vad du behöver göra, inte hur du praktiskt ställer in det.

När du använder MetaShare, Teams eller SharePoint måste du ställa in grundläggande regler.

  • Vilka team/samarbetsytor bör skapas? Gör det inte fritt tillgängligt för dina användare att skapa team/samarbetsytor.
  • Försök att begränsa antalet team/samarbetsytor, special team/samarbetsytor som är gemensamma för din organisation, team, avdelning mm.
  • Försök att definiera olika kategorier av samarbetsytor, till exempel gemensam avdelning, team, projekt och sätt regler för dessa avseende metadata.
  • Det kan finnas olika anledningar till att använda olika samarbetsytor:
    • Åtkomst- och behörighetsskäl
      Till exempel bör dokumenten i ledningsgruppen endast nås av medlemmar i ledningsgruppen.
    • Samarbetsskäl
      I projekt kanske du vill arbeta där du bara ser dokumentet som är relaterat till projektet. I projekt finns det dessutom ofta behov av att ha individuella åtkomsträttigheter.
    • Logiska skäl
      Dokument av vissa typer, till exempel avtal kan sparas i en specifik samarbetsyta, så att du får en logisk struktur över samtliga avtal, oavsett vilket område de tillhör.
    • Dokumentvolymskäl
      Om det är många dokument som behöver organiseras kan de lagras i en egen samarbetsyta. Här måste du hitta lämpliga filter och metadatataggar som hjälper dig att hitta och organisera dessa dokument.