Se till att SharePoint enkelt hittar allt innehåll

Förbättra sökupplevelsen i Office 365/SharePoint så att dina användare enkelt hittar det de letar efter.

SharePoint i Microsoft 365 har både en klassisk och en modern sökupplevelse, där Microsoft Search i SharePoint är den moderna sökupplevelsen. Den mest synliga skillnaden är att sökrutan i Microsoft Search placeras högst upp i SharePoint i rubrikfältet. Microsoft Search är personligt för den inloggade användaren, du ser bara resultat för de dokument som du har behörighet till. Användare ser resultat innan de börjar skriva i sökrutan, baserat på deras tidigare aktivitet och trendinnehåll i Microsoft 365, och resultaten uppdateras när de skriver.

Allt innehåll i SharePoint indexeras så att användarna kan få snabbare sökresultat. Båda sökupplevelserna använder samma sökindex för att hitta sökresultat.

Det här är bra, men …

Förbättra sökupplevelsen, förbättra grundläggande sökfuntionen till en Enterprise Search. En nyckel är att lägga till metadatataggar. Metadata är tricket som tillåter användare att hitta exakt vad de letar efter. Om du inte gör något åt detta leder sökupplevelsen till att användarna inte hittar det de letar efter. Detta eftersom det inte finns något sätt att förfina sökresultatet, sökfunktionen hittar dublicerat innehåll, det är svårt att avgöra vad som är den senaste versionen av ett dokument, etc.

Vår rekommendation är att anpassa och skräddarsy den klassiska sökupplevelsen så att sökningen blir en Enterprice Search. Som standard är SharePoint konfigurerat med den grundläggande sökningen.

  • Skapa ett SharePoint Enterprise Search Center där användare kan söka efter allt
  • Märk sidor, innehåll och dokument med relevant metadata
  • Anpassa sökningen med metadata som sökförfiningar. Sökförfingar hjälper användare att borra sig ner i sökresultaten för att hitta vad de letar efter

En annan fördel med metadata är att det blir mycket lättare att integrera med andra system, till exempel publicering av dokument på ett intranät, finansiella system, CRM-system, etc.

MetaShare® är en app för dokumenthantering i Microsoft Teams och SharePoint. MetaShare förenklar dokumenthantering i Office 365 och ökar effektiviteten för organisationen. MetaShare är enkelt och snabbt att implementera, vilket innebär att du snabbt kan komma igång utan att behöva vara specialist på SharePoint.

Boka ett möte med oss online i 20 minuter så visar vi dig!