Ett autentiskt kundcase
En kund som vi kan ringa till Jim, ringde till vår support och berättade att hans OneDrive for Business var slut. Jim är chef för ett stort team i företaget. Den första frågan som dök upp var; hur är det möjligt att nå kvoten när du har en terabyte datalagring i OneDrive för företag? Efter lite grävande fick vi reda på att Jim byggde upp en mappstruktur i OneDrive. Denna mappstruktur blev större med många dokument, som du kan föreställa dig. Jim började dela särskilda mappar och dokument till kollegor i teamet.
Så, vad är det för fel med detta?
- OneDrive är inte designat för att användas för enheter/team kring vanliga dokument
- Dokument och mappar ska inte delas individuellt
- Teamet ser inte hela strukturen och kan missa viktig information
- Andra högskolor, utanför teamet, kan inte se eller söka när det inte delas
- Dokument i OneDrive för företag är inte taggade med metadata
- Om Jim bestämmer sig för att lämna, och företagets IT-avdelning och tar bort Jims användarkonto från Office 365 innan dokumenten flyttas till en annan arbetsyta, kommer alla dokument i OneDrive att vara borta
Vad är rätt metod då?
För det första ersätter OneDrive för företag hemkatalogen och används främst för att spara individuellt innehåll, ditt eget dokumentbibliotek. Det är för utkast och arbetsdokument du kommer att samarbeta med andra.
Mitt förslag är att du använder OneDrive för:
- Tidiga utkast till arbetsdokument som du arbetar med
- När du inte kan identifiera en befintlig dokumentarbetsyta där ditt dokument hör hemma
- När du tillfälligt behöver arbeta offline från din stationära dator
- För personliga dokument
Istället borde Jim ha använt en Office 365 Group Site, en Teamsite eller MetaSharesom jag skulle föredra. På baksidan är allt detta SharePoint. Det är platsen som ska användas för att spara dokument som är viktiga för organisationen, och platsen där kollegor kan dela och samarbeta inom.
Få tillgång till artiklen: Dokumenthantering i Office 365
Jag borde också ha konfigurerat dokumentbiblioteket för att få ut det mesta av SharePoint så här:
- Inaktivera möjligheten att skapa mappar.
- Istället för mappar, använd metadata och tagga alla dokument
- Konfigurera några smarta vyer för att lättare hitta dokumenten. Jag använder MetaShare som hjälper mig med det, ur lådan.
- Sätt behörigheter på dokumentbiblioteket, att mitt team har rätt att läsa, skriva och kanske ta bort, men resten av organisationen kan bara läsa innehållet.
- Använd några grundläggande dokumenthanteringsfunktioner som hantering av mindre och större versioner, möjligheten till medförfattarskap för enklare samarbete.
Du kanske har gjort det här annorlunda, snälla låt mig veta.