En ny undersökning genomförd av YouGov visar att chefer missbedömer arbetstiden som går till spillo för att medarbetarna inte hittar rätt dokument i mapparna. 35 procent tror att man ägnar 0-10 minuter om dagen åt detta, men sanningen är att vi spenderar en timme om dagen på att söka och hitta rätt. Även om allt fler får upp ögonen för affärspotentialen i dokumenthantering är det inte en prioriterad fråga bland chefer. Något Ways ser att det kommer att bli ändring på.
Digitaliseringen har gjort de flesta företag medvetna om att innovativa IT-tjänster driver affären. Ändå missar många lönsamhetsaspekten i smart hantering av företagens dokument.
Enligt en färsk undersökning från YouGov* på uppdrag av Ways säger var fjärde chef att dokumenthantering inte är en prioriterad fråga. Och 2 av 3 chefer säger sig ha ett lågt intresse av dokumenthantering.
En möjlig faktor bakom ointresset skulle kunna vara bristen på kunskap om hur mycket arbetstid varje medarbetare förlorar varje dag på att leta efter rätt dokument. 35 procent av cheferna tror att medarbetarna ägnar 0-10 minuter om dagen åt detta. Samtidigt visar studier från bland andra IDC och McKinsey Global Institute att en medarbetare tillbringar cirka 1 timme om dagen åt att söka efter rätt dokument.
– Om man räknar extremt lågt genererar smart dokumenthantering en kvarts extra arbetstid per medarbetare per dag. För en organisation med hundra medarbetare innebär det fem tusen arbetstimmar om året. Vår bedömning är att ingen har råd att ignorera affärspotentialen i dagens renodlade dokumenthanteringslösningar, säger Per Rolder, vd för Ways.
Som uppfinnare av MetaShare, banbrytande dokumenthantering i Office 365, ser Ways att de har ett ansvar i att utbilda i lönsamhetsaspekterna och hur enkelt det är att komma igång i ett system som gör skillnad.
*Undersökningen om chefers syn på dokumenthantering genomfördes av YouGov den 4-8 november 2021 bland 500 chefer på svenska företag.