Effektivt dokumentsamarbete i Microsoft Teams

Organisationer flyttar sina dokument till en mängd olika team och kanaler i Microsoft Team. Att använda Teams för samarbete i en grupp fungerar utmärkt, lätt att samredigera, lätt att dela och samarbeta. Teams är dock inte platsen för ett företags dokumenthantering, det vill säga hantering och systematisering av viktiga affärsdokument, där organisationen strävar efter att få kontroll. Lag ska underhållas, det är viktigt att noga bestämma vilka lag som ska finnas kvar och vilka lag som ska tas bort. Om inte, kommer det att bli rörigt och användare kommer inte att hitta det de söker efter.

Vissa typer av dokument i Teams bör förmodligen överleva livscykeln för det faktiska teamet. Dokument måste då flyttas eller hanteras i ett gemensamt dokumentbibliotek istället för att använda fliken ”Filer” i en Teams-kanal.

Olika team kan länkas till ett gemensamt dokumentbibliotek snarare än att separeras som det faktiskt är i Teams.

Arbeta som vanligt i Teams med dokumentsamarbetsfunktionerna men lägg till dokumenthantering för din organisation på ett smart sätt.


Gör följande:

  1. Skapa en eller flera MetaShare- eller SharePoint-sajter där du hanterar ditt företags viktiga dokument, detta systematiserat på ett ordnat sätt och tillämpa metadata.
  2. Lägg till dessa MetaShare- eller SharePoint-webbplatser som en ny flik i kanalerna i dina olika team .
  3. Arbeta och samarbeta med dokumenten i dessa MetaShare- eller SharePoint-sajter istället för under fliken ”filer” i varje kanal. Låt fliken ”filer” existera för tillfälliga, icke-viktiga dokument, såsom de dokument som bifogas i en chattkonversation etc.
  4. När ett team kommer att raderas kommer den andra MetaShare- eller SharePoint-webbplatsen inte att tas bort , den kommer att finnas kvar.

Fördelarna:

  1. Din organisation kommer att minska risker, få kontroll och hantera viktig information .
  2. Dokument som laddas upp eller skapas på MetaShare-fliken eller SharePoint-webbplatser kommer att systematiseras med metadata .
  3. Du kan lättare hitta dokument på fliken genom att använda en kombination av sökning och filter .
  4. När ett team eller en kanal så småningom raderas kommer dokumenten inte att raderas, de kommer fortfarande att finnas i MetaShare eller på SharePoint-sidan som du har länkat till Teamets kanal.

Se en video för att se hur det ser ut när MetaShare är ansluten till Teams.