7 skäl att skaffa MetaShare när du använder SharePoint

  1. Dokument är uppdelade i för många Teams/SharePoint-webbplatser.
  2. Dokument är svårare att hitta, eftersom dokumenten skapas och lagras i olika Teams/SharePoint-webbplatser, blir det svårt att hitta tillbaka till rätt SharePoint-webbplats. Du vet inte heller om dokumentet är korrekt eller om det finns en nyare version sparad på en annan SharePoint-webbplats eller en filserver.
  3. Eftersom det är lätt att skapa mappstrukturer i SharePoint-webbplatser, kommer dina användare att fortsätta lagra dokument i mappar istället för att tagga dem med metadata.
  4. Dokumenten är uppdelade på olika SharePoint-sajter, vilket leder till sämre kunskapsdelning och tillgänglighet.
  5. Metadatataggning är inte standard vilket gör det svårare att söka och hitta dokument, sökmotorn fungerar inte optimalt.
  6. Användare kan skapa team eller SharePoint-webbplatser fritt. Organisationer har sällan en strategi för hur de ska organisera sina dokumentuppsättningar i Teams eller SharePoint.
  7. Om du har konfigurerat Teams/SharePoint för att inkludera obligatorisk metadata kan användare fortfarande ladda upp dokument utan att behöva tagga med dessa metadatafält.

Vad gör du åt dessa problem?

Det enkla svaret är att skaffa MetaShare, men här ger vi några tips på vad du bör göra för att börja skapa ordning i Office 365.

  1. Kategorisera och bestäm vilka SharePoint-sajter och -team du ska skapa, var du ska lagra vissa typer av dokument och vilka dokument du inte ska hantera på dessa platser. Gör en tydlig beskrivning av varje team eller SharePoint-webbplats.
  2. Använd metadata istället för mappar på SharePoint-webbplatserna som är viktiga för ditt företag.
  3. Migrera istället för att ladda upp dokument till Teams / SharePoint. Vid migrering kommer filegenskaper som skapad av, modifierad av, skapad tid och modifierad tid att behållas intakta.
  4. Lås befintliga filservrar och se till att dubbellagring av dokument inte är möjlig.
  5. Jag introducerar MetaShare i Teams för komplett dokumenthanteringsfunktionalitet. Om du använder Teams / SharePoint-standard måste du konfigurera alla Teams / SharePoint-webbplatser med dokumenthanteringsinställningar och metadata.
  6. Anpassa sökmotorn i Office 365 så att du kan förfina sökresultat baserat på metadata. Det blir extremt lättare att hitta dokument.